Vaste onkostenvergoeding bepalen

Vaste onkostenvergoeding bepalen

Krijgen uw medewerkers een vaste maandelijkse onkostenvergoeding? Zorg er dan voor dat u als werkgever voldoet aan de voorwaarden die gelden bij het verstrekken van onbelaste vergoedingen. Anders loopt u het risico op naheffingen en boetes die hoog op kunnen lopen. De loonheffingsspecialisten van KroeseWevers kunnen u helpen bij het voldoen aan de juiste voorwaarden voor onkostenvergoedingen door het uitvoeren van een steekproef onder medewerkers.

Direct contact opnemen

De voordelen van een vaste onkostenvergoeding

Niet iedere maand alle bonnetjes en declaraties van medewerkers goedkeuren en verwerken, maar een vaste onkostenvergoeding per maand. Zo’n vaste vergoeding is eenvoudiger voor iedereen en maakt inzichtelijk hoe hoog de maandelijkse onkosten zijn. Toch is het in de praktijk vaak niet zo eenvoudig. Veel werkgevers lopen zonder dat ze het weten een flink financieel risico als ze niet aan de voorwaarden voldoen.

Risico’s en voorwaarden vaste onkostenvergoeding

Zakelijk gemaakte kosten van uw werknemers kunnen in de regel onbelast vergoed worden. Er zijn dan geen gevolgen voor de loonheffingen. Betaalt u echter een vaste onkostenvergoeding onbelast, dan gelden de volgende aanvullende voorwaarden:

  • De onkostenvergoeding wordt gebruikt voor kosten die volgens de fiscale regels onbelast vergoed kunnen worden

  • Voordat de onkostenvergoeding wordt verstrekt, is onderzocht wat de hoogte is van de werkelijk gemaakte kosten. Op basis van dit onderzoek wordt de hoogte van de onkostenvergoeding bepaald.

Als u niet aan deze beide voorwaarden voldoet, kan de Belastingdienst naheffingen opleggen voor de afgelopen vijf jaar. De financiële gevolgen kunnen dan aanzienlijk zijn. In onderstaand rekenvoorbeeld laten we dit zien:

Rekenvoorbeeld onjuiste vaste onkostenvergoeding
Een bedrijf heeft 10 werknemers met een vaste onkostenvergoeding van € 150 per maand. Dit bedrijf gaat er vanuit dat deze vergoeding onbelast kan worden uitbetaald. De vergoeding voldoet echter niet aan de fiscale voorwaarden. Het naheffingsrisico bedraagt circa € 153.000, inclusief 25% boete.

Berekening naheffingsrisico
10 werknemers * € 150 netto loon per maand = € 1.500 per maand
De Belastingdienst kan tot 5 jaar naheffen: 60 maanden * € 1.500 = € 90.000
Bruteren van dit bedrag tot brutoloon (€ 180.000) levert circa € 90.000 loonheffing op.
Hierboven komen de premies van werknemersverzekeringen over brutoloon (18%) = € 32.400
€ 90.000 + € 32.400 = € 122.400

Boete 25% over € 122.400 = € 30.600
Naheffingsrisico inclusief boete: € 153.000

Steekproef voorkomt naheffingen en boetes

Wilt u naheffingen en boetes voorkomen? De loonheffingsspecialisten van KroeseWevers kunnen u hiermee helpen door een steekproef te houden onder werknemers. Van parkeerkosten, vakliteratuur tot lunches voor onderweg: welke kosten maken uw medewerkers om hun werk uit te oefenen? Tijdens een representatieve periode maken we inzichtelijk wat de werkelijk gemaakte kosten zijn. De gegevens uit de steekproef gebruiken we vervolgens om te onderbouwen welk vast bedrag aan onkostenvergoeding u onbelast aan welke werknemers kunt betalen. Als u dat wilt, kunnen we bij de Belastingdienst fiscale goedkeuring aanvragen voor de op deze wijze bepaalde hoogte van de onkostenvergoeding. Dan heeft u op voorhand de zekerheid dat er geen naheffingsrisico is. Het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten biedt ook een goede gelegenheid om (nieuwe) regels op te stellen rondom declaraties en onkostenvergoedingen. Ook hierbij kunnen de specialisten van KroeseWevers u helpen.

Investering

Voor de steekproef en onderbouwing hanteert KroeseWevers een vast tarief van € 3.000 (ex. btw) afhankelijk van het aantal deelnemers aan de steekproef. Hiervoor voeren we de volgende werkzaamheden uit:

  • Inventarisatie: wat zijn de huidige onkosten, hoe vergoedt u deze als werkgever en wat zijn daarbij de fiscale aandachtspunten.

  • Plan van aanpak: we stellen vast wat de gewenste situatie is en maken hiervoor een plan van aanpak.

  • Instructie: voor het uitvoeren van de steekproef maken we een onderzoeksopzet en een instructie voor medewerkers.

  • Rapport van bevindingen: we toetsen de resultaten en op basis van de verzamelde resultaten stellen we per kostencategorie vast wat de hoogte van vergoeding is.

  • Opstellen reglementen: we stellen samen met u een declaratiereglement of een reglement voor vaste vergoedingen op.

  • Optioneel: als u dat wenst stemmen we de hoogte van de onkostenvergoeding en de fiscale behandeling ervan af met de Belastingdienst. Deze werkzaamheden verrichten we op basis van onze uurtarieven, aangezien niet vooraf kan worden bepaald hoeveel tijd hiermee is gemoeid.

Bovenop het vaste bedrag van € 3.000 (ex. btw) geldt een opslag per werknemer voor stap 4, het toetsen van de resultaten en het opstellen van het rapport van bevindingen.

Toetsen resultaten
Aantal deelnemers Prijs per deelnemer
0 - 5 € 175
5-10 € 150
10-20 € 125
20 - 50 € 100
50+ Maatwerk


Wilt u dat we u compleet ontzorgen? Dan kunnen we niet alleen resultaten uit het onderzoek voor u toetsen, maar deze ook bijhouden. Ook hiervoor gelden extra kosten per deelnemer.

Toetsen en bijhouden resultaten
Aantal deelnemers Prijs per deelnemer
0 - 5 € 475
5-10 € 400
10-20 € 325
20 - 50 € 250
50+ Maatwerk

Geen fiscale risico’s en volledige ontzorging

Wilt u meer weten over mogelijke fiscale risico’s bij uw onkostenvergoeding? Of weten wat we hierin voor u kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op. Onze specialisten helpen u graag verder.

Vaste onkostenvergoeding bepalen

Meer weten?

Gerard Gelling - KroeseWevers
mr. Gerard Gelling
Loonheffingsspecialist
+31 (0)5 91 65 78 57
908 A2834 bewerkt
Michiel Geurds MSc
Adviseur loonheffingen
+31 (0)3 14 37 48 56
Hulp nodig? +31 (0)53 850 49 00
Contact opnemen

Wij maken gebruik van cookies om uw ervaring op onze website te optimaliseren. Maar ook voor het bijhouden van statistieken en voor marketingdoeleinden. Door op ‘Zelf instellen’ te klikken, kunt u meer lezen over onze cookies en uw voorkeuren aanpassen. Door op 'Accepteren' te klikken, gaat u akkoord met het gebruik van alle cookies zoals omschreven in onze cookieverklaring. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.

Functionele cookies
Wij plaatsen functionele cookies om te zorgen dat basisfuncties van onze website goed werken en om uw cookie-instellingen goed vast te kunnen leggen. De functionele cookies zijn noodzakelijk om onze website goed te laten functioneren, daarom kunt u deze cookies niet uitschakelen. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Analyserende cookies
Elke dag meten en analyseren wij het gebruik van onze online kanalen om onze bezoekers de beste ervaring te bieden. Met de analyserende cookies doen we kennis op. Deze informatie gebruiken we om onze sites elke dag weer een beetje beter te maken, in het voordeel van de bezoekers van onze website.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Marketing en social media cookies
Deze cookies gebruiken we voor marketingdoeleinden, waardoor u onze online kanalen persoonlijker kan ervaren. Denk hierbij aan gepersonaliseerde content of gepersonaliseerde communicatie op social media.
Ingeschakeld Uitgeschakeld