Vielleicht arbeiten Ihre Mitarbeiter viel von ihrem Home Office aus. Oder sie arbeiten normalerweise im Büro, aber aufgrund von COVID-19 müssen sie derzeit von zu Hause aus arbeiten. In diesen Fällen ist es gut, sich zu fragen, welche Verpflichtungen sich daraus für Sie als Arbeitgeber ergeben. Darüber werden wir Sie in diesem Artikel informieren.
Arbeitgeber haben die Pflicht, für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu sorgen. Dies gilt auch für den Heimarbeitsplatz. Zum Beispiel muss der Arbeitsplatz zu Hause nach ergonomischen Grundsätzen gestaltet werden. Die folgenden Dinge sind hier wichtig:
Bedeutet die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, dass jeder Arbeitnehmer nun seinen Arbeitgeber um einen neuen Laptop, gute Bürostühle oder um einen Platz im Haus bitten kann, der auf Kosten des Arbeitgebers in Büroraum umgewandelt wird? Das hängt davon ab, was vom Arbeitgeber unter den konkreten Umständen vernünftigerweise verlangt werden kann. Es wird nicht einfach sein, von einem Arbeitgeber zu verlangen, dass er die Kosten für eine vollständige Renovierung des Hauses übernimmt. Aber man könnte sich vorstellen, dass von einem Arbeitgeber verlangt werden kann, beispielsweise für einen besseren Bürostuhl oder einen ergonomisch einwandfreien Schreibtisch zu zahlen oder dafür einen finanziellen Beitrag zu leisten. Es kann auch notwendig sein, einem Mitarbeiter, der von zu Hause aus arbeiten muss, ein Geschäftshandy zur Verfügung zu stellen. Denn sonst muss der Mitarbeiter sein privates Telefon benutzen, um Kunden anzurufen, was ihn Geld kostet und ihn auch zwingt, seine private Nummer mit Kunden zu teilen.
Ein Arbeitgeber hat auch ein finanzielles Interesse daran, dass seine Arbeitnehmer gesund bleiben, wenn sie von zu Hause aus arbeiten: Bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit besteht eine Verpflichtung zur Lohnfortzahlung für 104 Wochen. Wenn der Arbeitgeber diese Lohnfortzahlungspflicht versichert hat, gehen die Kosten dafür zwar nicht direkt zu seinen Lasten, aber die Tatsache, dass die Versicherung haftbar gemacht werden muss, kann später zu einer Erhöhung der Versicherungsprämien führen. Darüber hinaus lauern Entschädigungsansprüche, wenn der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nicht nachkommt und der Arbeitnehmer dadurch Schaden erleidet. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter Nackenprobleme bekommt, weil er zu Hause auf einem Stuhl und an einem Schreibtisch arbeitet, die nicht ergonomisch einwandfrei sind.
Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter darüber informiert, wie sie sicher und gesund arbeiten können. Zum Beispiel, indem man die Mitarbeiter proaktiv und schriftlich darüber informiert, worauf sie achten sollten, wie eine gute Körperhaltung, einen richtig eingestellten Bildschirm und das Arbeiten bei ausreichend Licht und mit genügend Pausen. Es ist auch ratsam, weiterhin mit den Heimarbeiterinnen und Heimarbeitern darüber zu sprechen, wie die Dinge laufen und wie sie sich fühlen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber herausfinden, ob es Engpässe im Bereich Sicherheit und Gesundheitsschutz gibt, und diese beheben. Von den Arbeitnehmern kann auch erwartet werden, dass sie bei solchen Gesprächen angeben, wenn sie (gesundheitliche) Beschwerden oder andere Engpässe haben, aber die Verantwortung für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen bleibt in erster Linie beim Arbeitgeber.
Als Arbeitgeber ist es auch ratsam, den Heimarbeitsplatz der Arbeitnehmer zu inspizieren oder durch einen Sachverständigen, z.B. vom Arbeitsschutzdienst [niederländisch: Arbo-dienst], inspizieren zu lassen. Dies liegt zum einen daran, dass dadurch Beschwerden und Schäden verhindert werden und zum anderen daran, dass Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet sind, eine periodische Risikoinventur und -bewertung, eine so genannte RI&E, durchzuführen. In dieser RI&E müssen die Arbeitgeber die Risiken und Maßnahmen identifizieren, die mit der Ausführung der Arbeit verbunden sind, und dies gilt auch für die Arbeit von zu Hause aus.
Neben den arbeitsrechtlichen Aspekten, die mit der Arbeit von zu Hause aus verbunden sind, gibt es auch verschiedene steuerliche Fragen. Über die steuerlich günstigste Art der Kostenerstattung rund um den Heimarbeitsplatz, aber auch z.B. über die Erstattung von Reisekosten, nachdem einige Mitarbeiter nicht mehr zwischen Wohnung und Arbeitsplatz pendeln, und über allgemeine Kostenvergütungen.
Übrigens bedeutet die Tatsache, dass ein Arbeitgeber eine bestimmte Kostenvergütung nicht (länger) steuerfrei erstatten darf, nicht automatisch, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diese Kostenvergütung auch wieder entziehen darf. Ob ein Arbeitgeber beschließen kann, die Zahlung der fraglichen Vergütung einzustellen, hängt davon ab, wie diese Kostenvergütungen im Arbeitsvertrag beschrieben sind. Wenn die Erstattung der Reisekosten entfällt, weil die Reisekosten nicht mehr anfallen, die Arbeit von zu Hause aus aber zusätzliche Kosten für den Mitarbeiter mit sich bringt, z.B. Kaffee, Tee, Toilettenpapier, zusätzlicher Energie- und Wasserverbrauch, kann eine alternative Erstattung dieser Kosten in Betracht gezogen werden. Die Frage ist wiederum, wie eine solche Vergütung aus steuerlicher Sicht beurteilt wird.
Regelungen für die Heimarbeit können in einer Zusatzvereinbarung oder in Heimarbeitsregelungen festgelegt werden. Damit sollen Probleme und Diskussionen im Nachhinein so weit wie möglich vermieden werden.
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