De werkkostenregeling (WKR)

Wilt u uw werknemers een fiets van de zaak, kerstpakket of een personeelsuitje aanbieden? Dan kan dat fiscaal vriendelijk binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Iedere werkgever mag tot een bepaald bedrag onbelast vergoedingen geven. Het bedrag dat u als werkgever onbelast mag vergoeden wordt bepaald door de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Hoe hoog die vrije ruimte is voor uw onderneming hangt af van de totale fiscale loonsom. Deze wordt berekend door de loonsom van alle medewerkers bij elkaar op te tellen. Over de eerste € 400.000 fiscale loonsom geldt in 2023 een vrije ruimte van 3%. Over de resterende fiscale loonsom (boven de € 400.000) geldt een additionele vrije ruimte van 1,18%. Deze percentages kunnen jaarlijks wijzigen. In 2022 was de vrije ruimte 1,7%. In 2024 is zal de vrije ruimte over de eerste € 400.000 nog maar 1,92% bedragen.

De werkkostenregeling is van toepassing op alle werkgevers in Nederland, ongeacht de omvang van het medewerkersbestand. Veel werkgevers zijn zich onvoldoende bewust van de voordelen van de werkkostenregeling ten opzichte van het reguliere bruto-netto traject. Daardoor worden veel vergoedingen onnodig als loon belast, terwijl werkgevers diezelfde vergoedingen binnen de WKR onbelast hadden kunnen vergoeden. Ook bestaat het risico op correcties en naheffing. Bij een loonbelastingcontrole kijkt de Belastingdienst of vergoedingen aan personeel terecht belast of onbelast zijn verstrekt. Daarom is het belangrijk dat u als werkgever documenteert welke belaste en onbelaste vergoedingen u verstrekt. Als u dit niet goed regelt, bestaat zelfs het risico dat de Belastingdienst achteraf voor het ontvangen van bijvoorbeeld een kerstpakket belasting gaat heffen.

Als u optimaal gebruik maakt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling heeft u niet alleen uw boekhouding op orde. U weet dan ook precies waar u de vrije ruimte voor inzet en of u aan het einde van het jaar nog geld in de vrije ruimte overheeft voor het verstrekken van bijvoorbeeld een kerstpakket. De loonheffingsspecialisten van KroeseWevers kunnen met een scan aan het begin van het jaar vaak vrij nauwkeurig vaststellen welke vergoedingen gebruikelijk zijn binnen uw onderneming en hoe u zo optimaal mogelijk kunt profiteren van de werkkostenregling. Ze kijken naar mogelijkheden om te besparen door vergoedingen in de juiste categorie onder te brengen en gebruik te maken van vrijstellingen. Maar ze kunnen u bijvoorbeeld ook adviseren over het aantrekkelijker maken van het arbeidsvoorwaardenpakket met behulp van de vrije ruimte. Met het advies van onze specialisten speelt u vaak extra ruimte vrij om onbelast vergoedingen te verstrekken en u zorgt dat u uw administratie op orde heeft bij eventuele belastingcontroles.

Het maximale uit de werkkostenregeling halen én tegelijkertijd uw medewerkers trainen om de regeling beter toe te passen in de praktijk? Dat kan met onze ‘Masterclass WKR op maat’. Deze inhouse-training begint met een inventariserend gesprek om uw huidige werkwijze ten aanzien van de WKR in kaart te brengen. Op basis van die informatie creëren we vervolgens een training op maat die aansluit op uw behoeften en doelstellingen. Door deze training legt u de basis voor een beheersing van de WKR binnen uw organisatie en houdt u grip op de nog beschikbare vergoedingsruimte. Dat helpt om efficiënter te werken en mogelijke besparingen te realiseren. Met deze maatwerk training leren uw medewerkers hoe ze uitgaven in het kader van de werkkostenregeling moeten aangeven. Benieuwd hoe we deze Masterclass WKR op maat voor uw organisatie kunnen inrichten en wat de kosten zijn? Onze specialisten vertellen u er graag meer over.