De werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling (WKR)

Iedere werkgever kan via de werkkostenregeling (WKR) onbelast vergoedingen geven aan werknemers. Dat is prettig, want vergoedingen en verstrekkingen binnen de werkkostenregeling hoeven niet als loon belast te worden. De vraag is alleen: wat valt wel binnen de werkkostenregeling en wat niet? De loonheffingsspecialisten van KroeseWevers weten precies hoe het zit en adviseren u graag over een optimaal gebruik van de vrije ruimte binnen WKR-regeling.

Direct contact opnemen

De vrije ruimte in de WKR-regeling

Wilt u uw werknemers een fiets van de zaak, kerstpakket of een personeelsuitje aanbieden? Dan kan dat fiscaal vriendelijk binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Iedere werkgever mag tot een bepaald bedrag onbelast vergoedingen geven. Het bedrag dat u als werkgever onbelast mag vergoeden wordt bepaald door de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Hoe hoog die vrije ruimte is voor uw onderneming hangt af van de totale fiscale loonsom. Deze wordt berekend door de loonsom van alle medewerkers bij elkaar op te tellen. Over de eerste € 400.000 fiscale loonsom geldt in 2023 een vrije ruimte van 3%. Over de resterende fiscale loonsom (boven de € 400.000) geldt een additionele vrije ruimte van 1,18%. Deze percentages kunnen jaarlijks wijzigen. In 2022 was de vrije ruimte 1,7%. In 2024 is zal de vrije ruimte over de eerste € 400.000 nog maar 1,92% bedragen.

Wat mag u vergoeden binnen de vrije ruimte?

Alles wat u als werkgever aan uw medewerkers verstrekt wordt in principe gezien als loon. Tegelijkertijd is besloten dat niet alles belast hoeft te worden. Er gelden vrijstellingen voor bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen. En daar wordt de werkkostenregeling vaak ingewikkeld. Als u als werkgever iets vergoedt, vallen vergoedingen in één van de volgende categorieën:

  • Gerichte vrijstellingen: onder voorwaarden komen bepaalde vergoedingen niet ten laste van uw vrije ruimte. Bijvoorbeeld abonnementen voor het openbaar vervoer, reiskosten tot € 0,19 per kilometer, verhuiskosten vanwege werk, maaltijden bij overwerk en het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

  • Intermediaire kosten
    Maakt de werknemer met een auto van de zaak parkeerkosten om bij een klant werkzaamheden te verrichten, betaalt de werknemer een zakelijke lunch of schiet hij of zij een relatiegeschenk voor? Dan zijn dit intermediaire kosten: kosten die de werknemer voor de werkgever maakt en bij de werkgever kan declareren. Deze declaraties worden niet belast als loon en komen ook niet ten laste van uw vrije ruimte.

  • Nihilwaardering
    Voor alle voorzieningen op de werkplek die je zou kunnen zien als ‘loon in natura’ (loon dat niet in geld wordt uitbetaalt) geldt de zogenaamde nihilwaardering. Denk aan de inrichting van de werkplek, zoals een bureaustoel en koffie uit de automaat. Maar ook laptops, tablets, smartphones, arbovoorzieningen, bedrijfskleding en bedrijfsfitness op de werkplek. Let op: een sportschoolabonnement bij een sportschool behoort wél tot het loon, maar komt ten laste van de vrije ruimte.

  • Vergoedingen binnen de vrije ruimte van de WKR
    Is de vergoeding niet aan te wijzen als een gerichte vrijstelling of als intermediaire kosten? En komt de vergoeding ook niet in aanmerking voor een nihilwaardering? Dan kunt u als werkgever de vergoeding ten laste van uw vrije ruimte in de werkkostenregeling brengen. Bedrijfsfeesten, personeelsuitjes, maar ook de fiets van de zaak, sinterklaasvieringen of een kerstpakket kunnen ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Ook kunt u aan werknemers een extraatje geven zonder dat de belastingheffing daarvoor bij de werknemer terecht komt.

  • Vergoedingen buiten de vrije ruimte van de WKR
    Overschrijdt u als werkgever de vrije ruimte, dan betaalt u een eindheffing van 80% over de door u verstrekte vergoedingen of voorzieningen. Deze eindheffing geldt voor het bedrag van de door u verstrekte vergoedingen dat boven de vrije ruimte uitkomt.

Voor wie is de WKR?

De werkkostenregeling is van toepassing op alle werkgevers in Nederland, ongeacht de omvang van het medewerkersbestand. Veel werkgevers zijn zich onvoldoende bewust van de voordelen van de werkkostenregeling ten opzichte van het reguliere bruto-netto traject. Daardoor worden veel vergoedingen onnodig als loon belast, terwijl werkgevers diezelfde vergoedingen binnen de WKR onbelast hadden kunnen vergoeden. Ook bestaat het risico op correcties en naheffing. Bij een loonbelastingcontrole kijkt de Belastingdienst of vergoedingen aan personeel terecht belast of onbelast zijn verstrekt. Daarom is het belangrijk dat u als werkgever documenteert welke belaste en onbelaste vergoedingen u verstrekt. Als u dit niet goed regelt, bestaat zelfs het risico dat de Belastingdienst achteraf voor het ontvangen van bijvoorbeeld een kerstpakket belasting gaat heffen.

Doe de scan en bespaar kosten met werkkostenregeling

Als u optimaal gebruik maakt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling heeft u niet alleen uw boekhouding op orde. U weet dan ook precies waar u de vrije ruimte voor inzet en of u aan het einde van het jaar nog geld in de vrije ruimte overheeft voor het verstrekken van bijvoorbeeld een kerstpakket. De loonheffingsspecialisten van KroeseWevers kunnen met een scan aan het begin van het jaar vaak vrij nauwkeurig vaststellen welke vergoedingen gebruikelijk zijn binnen uw onderneming en hoe u zo optimaal mogelijk kunt profiteren van de werkkostenregling. Ze kijken naar mogelijkheden om te besparen door vergoedingen in de juiste categorie onder te brengen en gebruik te maken van vrijstellingen. Maar ze kunnen u bijvoorbeeld ook adviseren over het aantrekkelijker maken van het arbeidsvoorwaardenpakket met behulp van de vrije ruimte. Met het advies van onze specialisten speelt u vaak extra ruimte vrij om onbelast vergoedingen te verstrekken en u zorgt dat u uw administratie op orde heeft bij eventuele belastingcontroles.

Meer weten? Neem contact op.

Gerard Gelling - KroeseWevers
mr. Gerard Gelling
Loonheffingsspecialist
+31 (0)5 91 65 78 57
908 A2834 bewerkt
Michiel Geurds MSc
Adviseur loonheffingen
+31 (0)3 14 37 48 56
Nieuws:

KroeseWevers en Moore MTH gaan samen verder!

Lees nieuwsbericht

Wij maken gebruik van cookies om uw ervaring op onze website te optimaliseren. Maar ook voor het bijhouden van statistieken en voor marketingdoeleinden. Door op ‘Zelf instellen’ te klikken, kunt u meer lezen over onze cookies en uw voorkeuren aanpassen. Door op 'Accepteren' te klikken, gaat u akkoord met het gebruik van alle cookies zoals omschreven in onze cookieverklaring. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.

Functionele cookies
Wij plaatsen functionele cookies om te zorgen dat basisfuncties van onze website goed werken en om uw cookie-instellingen goed vast te kunnen leggen. De functionele cookies zijn noodzakelijk om onze website goed te laten functioneren, daarom kunt u deze cookies niet uitschakelen. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Analyserende cookies
Elke dag meten en analyseren wij het gebruik van onze online kanalen om onze bezoekers de beste ervaring te bieden. Met de analyserende cookies doen we kennis op. Deze informatie gebruiken we om onze sites elke dag weer een beetje beter te maken, in het voordeel van de bezoekers van onze website.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Marketing en social media cookies
Deze cookies gebruiken we voor marketingdoeleinden, waardoor u onze online kanalen persoonlijker kan ervaren. Denk hierbij aan gepersonaliseerde content of gepersonaliseerde communicatie op social media.
Ingeschakeld Uitgeschakeld