Catering Teuben uit Gieten verzorgt horeca op locatie voor evenementen van 200 tot 100.000 bezoekers, zoals de evenementen op het TT-circuit in Assen. “We zijn net een rijdend circus”, omschrijft eigenaar Wim Oldenhuizing zijn business. Samen met KroeseWevers digitaliseerde hij de financiële administratie van zijn cateringbedrijf. “Digitaliseren is voor ons gewoon een must voor de toekomst”, volgens Oldenhuizing.
Catering Teuben is een bekende speler in de cateringwereld in het noorden van Nederland. “We doen heel veel lokaal. Festivals, concours hippique en het TT-circuit in Assen. Bij de TT in Assen lopen we dan met zes vaste medewerkers. Zij sturen in totaal 450 uitzendkrachten aan die 100.000 mensen per dag op het TT-circuit van drinken voorzien. Dat is écht ons kunstje”, legt eigenaar Wim Oldenhuizing uit.
Hij legt contact met KroeseWevers in 2018 als hij begeleiding nodig heeft bij de uitkoop van een zakelijke compagnon. Voor Oldenhuizing is dat een goed moment om een nieuwe accountant in huis te halen met een frisse kijk op de zaak. Eén van de wensen is ook het digitaliseren van de financiële administratie. Teuben maakt tot 2019 gebruik van het boekhoudprogramma Snelstart en wil de overgang maken naar boekhoudprogramma Exact. “Destijds was Snelstart nog een volledig papieren omgeving: dan kwamen facturen in mappen, werden genummerd en ingeboekt. Dus als je iets terug wilde zoeken, moest je de mappen erbij pakken.”
Alexander Brands, accountant bij KroeseWevers, herinnert zich dat in het voorgaande papieren systeem regelmatig facturen niet direct voorhanden waren. “Dan moest er een factuur geautoriseerd worden en dan lag de factuur niet op de plek waar die zou moeten liggen en dan moest er weer een kopie-factuur worden opgevraagd”, vertelt de accountant. Voor Wim Oldenhuizing en zijn collega Lisanne Werners is dat heel herkenbaar.
“Ik ben ondernemer, geen administrateur, ik wil het mensen naar de zin maken. Lisanne ook. Dus we zijn heel blij met de structuur die zo’n digitale administratie brengt.” KroeseWevers helpt Teuben Catering met het aanbrengen van die structuur. “We hebben eerst naar de inkoopfacturen gekeken, die facturen komen nu met ‘scan en herken’ in de digitale administratie terecht en dan komt er geen handmatige handeling meer aan te pas. Dat stuk hebben we volledig geautomatiseerd”, vertelt Alexander Brands.
Er lag een nadrukkelijke wens om de administratie van Teuben zo in te richten dat de medewerkers er zo min mogelijk werk van hebben. “Het was altijd zo’n gedoe met die administratie, dan kreeg ik een weer een plastic hoesje met facturen waar ik een paraaf op moest zetten, maar daarna zag ik er niks meer van terug”, vertelt de eigenaar van het cateringbedrijf. “De digitale administratie heeft het voor mij heel makkelijk gemaakt om zaken terug te zoeken. Ik kan snel kijken of de leverancier zijn prijzen heeft verhoogd, ik hoef alleen maar even mijn laptop open te klappen om alles te zien.”
Ook Lisanne, die vaak verantwoordelijk is voor verschillende evenementen, kan nu snel in het systeem zien of ze binnen de kosten blijft. “Dan kun je met een paar simpele klikken zien of alles binnen het beoogde budget gaat.” Van mappen en papieren is geen sprake meer. “We hebben een groepsapp, die heet ‘Administratie vraag maar raak’. Daarin zitten alle medewerkers en Renda die voor Teuben de administratie verzorgt. Als er vragen over kassabonnetjes komen kan Renda alles direct op de goede plek zetten. “Ik word hier echt heel blij van, je hebt niet alles meer in mappen, maar gewoon altijd bij de hand, ook als je thuiswerkt.”
KroeseWevers richt de administratie in voor Teuben en houdt daarbij rekening met specifieke wensen. De accountant van KroeseWevers weet dat veel ondernemers behoefte hebben aan meer overzicht en controle willen hebben en houden op geldstromen. “Het nadeel kan dan zijn dat hoe meer je digitaliseert, hoe minder je de facturen ook echt in handen hebt. Dat vinden veel ondernemers niet prettig.”
Ook Wim Oldenhuizing geeft aan dat hij het belangrijk vindt om de facturen te blijven zien. “Je moet het gevoel bij je organisatie kunnen houden.” Op het gebied van autorisatie zorgt KroeseWevers voor een proces waarin facturen voor de inhuur van personeel en de inkoop geautoriseerd moeten worden door de eigenaar. “Zo houd je als ondernemer grip op de processen. We kunnen het systeem zo inrichten dat alles past bij de wensen van de onderneming.”
Samen met KroeseWevers richt Teuben Catering de financiële administratie opnieuw in:
De adviseurs van KroeseWevers geven advies over het digitaliseren van de financiële administratie en raden aan te beginnen met het automatiseren van inkoopfacturen invoeren.
Teuben Catering stapt over van Snelstart op Exact Online en heeft vanaf dat moment altijd en overal inzicht in de kosten van inkoop- en betaalde facturen.
Voor het automatisch verwerken van facturen, inclusief factuurherkenning en factuurautorisatie, maakt Teuben Catering nu gebruik van Dizzy.
KroeseWevers richt de techniek zo in dat de autorisatie van facturen gebeurt conform van de wensen van Teuben Catering.
De adviseurs van KroeseWevers functioneren als ‘helpdesk’ en vraagbaak over de mogelijkheden en functionaliteiten van Exact Online voor de medewerkers bij Teuben Catering die werken aan projecten of verantwoordelijk zijn voor de administratie.
De financiële administratie is de basis van de aangiften en de jaarrekening. Als die administratie compleet is, kan de jaarafsluiting snel tot stand komen.
Op dit moment is er vanwege de evenementen op locatie bij Teuben Catering ook sprake van geldstromen die (nog) niet via digitale facturen gaan. Maar Teuben Catering onderzoekt mogelijkheden met leveranciers om ook het kassasysteem te koppelen aan Exact. Zodat in de toekomst gewerkt kan worden met geregistreerde omzetten en het bedrijf de financiële administratie verder kan optimaliseren.
“Je moet hier wel voor openstaan. Als je werkt met mensen die het nooit anders hebben gedaan, dan is het moeilijk om zo’n stap te zetten. Bij ons ging iemand op de administratie weg en daar kwam iemand voor terug die veel ervaring had met Exact, dus die overgang was daardoor makkelijk”, vertelt Wim. Hij en zijn collega’s hebben inmiddels ervaren welke voordelen en kansen het digitaliseren van de financiële administratie biedt, dat hij graag een stapje verder wil. “Een digitale administratie is minder foutgevoelig en je ziet direct alles wat er gebeurt.
We willen nu ook graag een koppeling met de kassasystemen die we gebruiken tijdens evenementen. In de evenementenwereld werken we van oudsher veel met contant geld en losse pinapparaten. We baseren de omzet op stocklijsten, dat is een heel gedoe. Daarom willen we nu de slag maken naar digitaliseren, want dan kunnen we gaan werken met geregistreerde omzetten. Als we dat hebben, hebben we nog meer data. Je ziet dan op productniveau wat je hebt ingekocht en wat je hebt verkocht. Daardoor kun je de volgende keer nog beter inkopen. Maar je gaat dan ook in de data pieken zien in de workload tijdens evenementen, waar je dan weer in de planning van je personeel rekening mee kunt houden. We hebben in de evenementenwereld te maken met dunne marges, dus digitaliseren is voor ons gewoon een must voor de toekomst.”
Wilt u de financiële admistratie ook slimmer inrichten? De adviseurs van KroeseWevers vertellen u graag meer over de mogelijkheden.
Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag verder!
Neem contact op
Door het invullen van uw gegevens geeft u KroeseWevers toestemming voor het verzenden van de nieuwsbrief. Lees onze privacyverklaring.