KroeseWevers zet digitale tools in voor jaarrekeningen en rapportages HCDO

KroeseWevers zet digitale tools in voor jaarrekeningen en rapportages HCDO

De Huisartsen Coöperatie Deventer en Omstreken (HCDO) is een samenwerkingsverband voor meer dan 140 huisartsen in de regio Deventer. HCDO bestaat uit één topholding en zeven onderliggende vennootschappen. Dat betekent dat er acht administraties gevoerd worden. KroeseWevers helpt met het opstellen van de bijbehorende jaarrekening en inrichting van managementrapportages. Hierdoor is HCDO niet langer afhankelijk van externe partijen voor het opmaken van de acht jaarrekeningen. Ook kunnen er efficiënte en eenduidige kwartaalrapportages worden opgemaakt. “We hebben nu meer regie”, zegt controller Ida Bielderman van HCDO.

Wat doet HCDO?

De huisartsen in de regio rond Deventer werken samen in de HCDO. De coöperatie ondersteunt en organiseert de huisartsenzorg in de regio. Dit brengt een diversiteit aan activiteiten met zich mee waarbij de verschillende activiteiten ondergebracht zijn in aparte vennootschappen. “Eén van de activiteiten is de huisartsenpost voor de avond-, nacht- en weekenddiensten in de regio, maar we werken ook samen op het gebied van ketenzorg, denk daarbij aan de zorg rondom diabetes, hartfalen en COPD/Astma”, legt Ida Bielderman uit. “Wij zorgen voor kwaliteit en ondersteuning en organiseren bijvoorbeeld de scholing voor huisartsen en hun medewerkers.” HCDO, voor de wet controleplichting, heeft een aantal jaren met een externe partij gewerkt die de acht jaarrekeningen samenstelde. Omdat je hierbij te maken hebt met strakke deadlines, ontstond bij HCDO de behoefte om meer grip te hebben op dit onderdeel van het proces. “We wilden het graag weer in eigen hand hebben”, zegt controller Ida Bielderman.

KroeseWevers zet digitale tools in voor jaarrekeningen en rapportages HCDO

De vraag aan KroeseWevers

HCDO zocht contact met KroeseWevers met de vraag welke tools ze kunnen inzetten om zelf de jaarrekeningen te kunnen samenstellen. De vraag is ook of en hoe HCDO op uniforme wijze kwartaalrapportages kan opleveren vanuit de verschillende vennootschappen. “Als elke vennootschap zijn eigen administratie heeft dan is de vraag: hoe krijg je dat gestroomlijnd, zodat je bovenin kunt sturen op kengetallen? En hoe kan elke vennootschap op uniforme wijze rapporteren”, vatten Rob Mulder en Ivo Klein Holkenborg van KroeseWevers de vraag van HCDO samen.

De juiste softwaretools vinden bij de vraag

Ivo Klein Holkenborg gaat als relatiebeheerder en IT-specialist op zoek naar tools die aansluiten bij het bestaande boekhoudsysteem Accountview. Omdat HCDO als zorgorganisatie aan specifieke wet- en regelgeving en verslaggevingseisen van de NZA (Nederlandse Zorg Autoriteit) moet voldoen, kan niet zomaar iedere software gekoppeld worden. “We hebben hier als KroeseWevers over meegedacht, want er is ontzettend veel programmatuur op de markt, maar het moet natuurlijk wel aansluiten bij wat een organisatie nodig heeft.” KroeseWevers is met de kennis over IT én accountancy ‘de spin in het web’ bij de zoektocht naar de best passende programmatuur voor HCDO. Uiteindelijk valt de keuze op Speedbooks, een Excel-gedreven softwareprogramma.

De expertise van KroeseWevers

Nadat de keuze voor het softwareprogramma was gemaakt, heeft KroeseWevers ondersteunt bij de inrichting van het nieuwe systeem. Ivo Klein Holkenborg heeft zes dagen nodig gehad om alles in te richten en te koppelen, maar ook om te testen of de data die uit het bestaande administratiesysteem Accountview gebruikt kan worden om vervolgens in Speedbooks de jaarrekeningen te maken. “Natuurlijk kom je dan dingen tegen. Ik heb bijvoorbeeld wat extra journaalposten moeten maken om te zorgen dat alles goed aansluit”, vertelt Ivo Klein Holkenborg. Daarna is hij ‘onderaan de organisatiestructuur begonnen’ en heeft voor alle vennootschappen de rapportagetool zo ingericht dat er sjablonen liggen waarbij de cijfers één op één ingelezen kunnen worden.

De samenwerking tussen HCDO en KroeseWevers

Ida Bielderman kijkt als controller terug op een prettige samenwerking. “Het was ontzettend fijn om met Ivo samen te werken. Qua tijd en qua kennis had ik dit zelf niet voor elkaar gekregen. Ivo heeft alles netjes ingericht en zaken uitgelegd. En wat ook heel prettig is, is dat ik altijd even kan bellen als ik me afvraag: hoe zit dat ook alweer?” Voor de controller van HCDO is de meerwaarde dat ze nu weer zelf regie kan houden over het tijdig opstellen van de jaarrekeningen en management rapportages. “We maken nu intern een planning en wanneer iets af moet kan ik dat zelf bewaken.”

KroeseWevers zet digitale tools in voor jaarrekeningen en rapportages HCDO

De resultaten van de samenwerking

KroeseWevers ging met HCDO voor het programma Speedbooks. Uiteindelijk levert het koppelen en inrichten van de verschillende administraties HCDO het volgende op:

  • Het vinden van passende (online) programmatuur, die geschikt is voor de specifieke wet- en regelgeving en de regels rondom verslaglegging in de zorg.

  • Implementatie en koppeling van Speedbooks voor de administraties van de acht vennootschappen, zodat HCDO zelf haar jaarrekeningen kan opmaken en niet langer afhankelijk is van externe partijen.

  • Een naadloze administratieve aansluiting tussen de oude en de nieuwe situatie, waarbij KroeseWevers haar kennis op het gebied van IT, accountancy en audit inzet.

  • Het ontwikkelen van sjablonen in Speedbooks waarmee HCDO voor alle vennootschappen op uniformele wijze kwartaalcijfers kan presenteren.

  • Training en coaching on the job om te zorgen dat de collega’s van HCDO de programmatuur goed leren kennen en beheersen, zodat ze zelfstandig de jaarrekeningen en de kwartaalrapportages kunnen samenstellen.

Ervaringen en lessen voor andere organisaties

Terugkijkend op het proces is het HCDO heel erg meegevallen. “Het was voor ons als organisatie spannend om de jaarrekeningen zelf te gaan doen, dat is toch een hele verantwoordelijkheid. Maar we zitten er nu bovenop en hebben ook ontzettend veel geleerd tijdens dit proces”, vertelt Ida Bielderman. Volgens haar is het een misvatting om te denken dat alles nu met één druk op de knop geregeld is. “De controle blijft, we kijken natuurlijk altijd: staan de gegevens die ingelezen worden wel goed? En ook het analyseren van cijfers blijft. Zeker omdat we acht verschillende vennootschappen hebben, blijft het mensenwerk om te kijken of er bijvoorbeeld geen kosten op de verkeerde vennootschappen zijn verantwoord.” Met de tool die er is, kan HCDO nu sneller en uniforme rapportages maken. “Visueel ziet het er allemaal net wat anders uit en ik merk dat onze RvC het fijn vindt als ze groene vinkjes zien staan”, vertelt de controller.

Tools inzetten voor uw onderneming?

Volgens Rob Mulder, accountant bij KroeseWevers, vinden veel bestuurders het prettig als ze snel de kernelementen uit een rapportage kunnen halen. “Zeker als je meer op afstand zit, wil je een sturingsmiddel hebben om op afstand dat inzicht te krijgen.” KroeseWevers kan ondernemers in alle branches adviseren over het inzetten van de juiste softwaretools. De kracht van KroeseWevers ligt daarbij volgens Rob Mulder in de combinatie van kennis over financiën en IT. Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem gerust contact met ons op, we helpen u graag.

KroeseWevers zet digitale tools in voor jaarrekeningen en rapportages HCDO

Meer weten? Neem contact op.

Ivo Klein Holkenborg - KroeseWevers
Ivo Klein Holkenborg
Relatiebeheerder
Stuur een mail +31 (0)3 14 37 48 40
Rob Mulder - KroeseWevers
drs. Rob Mulder RA
Directeur accountancy
Stuur een mail +31 (0)5 70 21 93 45
Hulp nodig? +31 (0)53 850 49 00
Contact opnemen
KroeseWevers maakt gebruik van cookies

Om u beter en persoonlijker te helpen, gebruiken wij cookies. Wij gebruiken cookies voor het bijhouden van statistieken, maar ook voor marketingdoeleinden. Door op ‘Zelf instellen’ te klikken, kunt u uw voorkeuren aanpassen. Door op ‘Accepteren’ te klikken, gaat u akkoord met het gebruik van alle cookies zoals omschreven in onze cookieverklaring.

Functionele cookies
Wij plaatsen functionele cookies om te zorgen dat basisfuncties van onze website goed werken en om uw cookie-instellingen goed vast te kunnen leggen. De functionele cookies zijn noodzakelijk om onze website goed te laten functioneren, daarom kunt u deze cookies niet uitschakelen. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Analyserende cookies
Elke dag meten en analyseren wij het gebruik van onze online kanalen om onze bezoekers de beste ervaring te bieden. Met de analyserende cookies doen we kennis op. Deze informatie gebruiken we om onze sites elke dag weer een beetje beter te maken, in het voordeel van de bezoekers van onze website.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Marketing en social media cookies
Deze cookies gebruiken we voor marketingdoeleinden, waardoor u onze online kanalen persoonlijker kan ervaren. Denk hierbij aan gepersonaliseerde content of gepersonaliseerde communicatie op social media.
Ingeschakeld Uitgeschakeld