Met de toekenning van meer dan € 700.000 subsidie is WEBO uit Rijssen samen met projectpartners in 2018 gestart met het ontwikkelen van een duurzaam, circulair kozijn van hout. KroeseWevers subsidieadvies begeleidde het consortium bij de subsidieaanvraag en doet de begeleiding en het projectmanagement van het vier jaar lopende subsidietraject. “Zonder KroeseWevers was dit project een stuk lastiger geweest”, geeft WEBO aan.
WEBO in Rijssen is van oorsprong een timmerfabriek en produceert bouwproducten met hout als basis, denk hierbij aan Steigerloos® elementen, HSB wanden, Hout Aluminium kozijnen en natuurlijk het Circulair-Kozijn®. Maar een timmerfabriek noemt het vernieuwende en innovatieve WEBO zichzelf al lang niet meer: “We noemen onszelf uitvinders in de timmerindustrie”, zeggen Bart Voortman en Mannus Haase van WEBO. Innovatie speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering van WEBO. “We zijn geen partij in de markt die volgt, we willen voorop lopen”, aldus Mannus Haase. Op dit moment lopen er daarom meerdere subsidietrajecten binnen WEBO waarin het innoveren van producten en processen centraal staan. Eén van de subsidieprojecten is het project Circulair-Kozijn®. Hiervoor heeft WEBO in samenwerkingsverband een EFRO-subsidie gekregen van € 738.647.
Binnen het project Circulair-Kozijn® wordt een duurzaam kozijn ontwikkeld waarbij hergebruik en behoud van houtproducten en -grondstoffen centraal staan. Houten kozijnen verliezen hun waarde en kwaliteit onder invloed van temperatuur(schommelingen), licht, vocht, wind, regen, hagel en vervuiling. In dit project worden technieken ontwikkeld waardoor het hout lang de kwaliteit behoudt en er minder schadelijke stoffen vrijkomen en er minder schaarse grondstoffen zoals aluminium benodigd zijn. Bijkomend voordeel is dat er minder onderhoud nodig is. WEBO is penvoerder voor het subsidietraject, maar voert dit project uit in een consortium met verschillende samenwerkingspartners: Teknos Drywood B.V. (Enschede), Innodeen (Lochem) Wageningen University (Wageningen), Hogeschool Saxion (Enschede) en SHR (Wageningen).
Voor het project is door KroeseWevers een EFRO-subsidie aangevraagd. Volgens Bart Voortman en Mannus Haase bleek bij de aanvraag meteen de meerwaarde van KroeseWevers. “We hadden het idee voor een circulair kozijn, we hadden samenwerkingspartners waarmee we een consortium konden vormen, maar de kennis ontbrak hoe we dat konden vormgeven in een gezamenlijk plan waarmee we subsidie konden aanvragen.” Jan Schut van KroeseWevers subsdieadvies schreef de aanvraag. Jan Schut: “Er was op dat moment een idee voor een circulair kozijn, en dat idee ging van een onderzoek tot het maken van een fysiek product. Dat is een heel traject. We hebben gekeken welke regelingen daarvoor beschikbaar waren en ook of er meerdere subsidies konden worden gecombineerd.” Voor WEBO zijn de kennis en de contacten van KroeseWevers zeer welkom. “Het heeft echt geholpen om de juiste match te maken tussen de randvoorwaarden die de overheid stelt aan de subsidie en wat wij als projectpartners wilden. Zonder KroeseWevers was dit project een stuk lastiger geworden”, zegt Bart Voortman. “Het is ook echt een kunst om een projectplan te schrijven waarbij je rekening houdt met de veranderingen die in de toekomst gaan komen. Aan het begin is een dusdanig kwalitatief goed plan neergelegd, waardoor we mogelijkheden houden om flexibel te blijven qua technische aandachtspunten binnen het project, dat hadden we echt niet zelf gekund.”
Na de toekenning van de subsidie heeft KroeseWevers de administratie en een gedeelte van het projectmanagement binnen het consortium op zich genomen. “We hebben met veel andere projectpartners te maken en een boel ballen in de lucht te houden. De ervaring van KroeseWevers met dit soort grote projecten helpt enorm. Als we tegen dingen aanlopen, kunnen we terugvallen op KroeseWevers die daar al ervaring mee heeft. Zij kunnen dan advies geven, waardoor alles vooralsnog prima verloopt”, zeggen Voortman en Haase. Volgens Jan Schut is het toegekend krijgen van de subsidie belangrijk, maar het vervolgtraject goed managen is minstens zo belangrijk. “De aanvraag toegekend krijgen is de helft van het werk. Zeker bij dit soort grotere projecten is het belangrijk dat alles op een goede manier verloopt, ook qua communicatie. Want met zo’n samenwerking kunnen er pijnpunten ontstaan, simpelweg omdat belangen en culturen tussen organisaties verschillen. De regelingen zijn hard, maar daarbinnen moet je samen flexibel kunnen zijn.”
Na de eerste gesprekken over het idee om een circulair kozijn te ontwikkelen zijn er in de samenwerking tussen KroeseWevers, WEBO en de projectpartners verschillende resultaten behaald:
Er is door KroeseWevers een EFRO-subsidieaanvraag geschreven waarin de ambities en plannen van WEBO en de andere projectpartners staan beschreven.
KroeseWevers heeft bij de start van het traject de intentieverklaringen en samenwerkingsovereenkomsten opgesteld.
Vanuit de EFRO is voor het meerjarige plan € 738.647 subsidie toegekend aan WEBO en de projectpartners, de helft van alle projectkosten.
KroeseWevers regelt gedurende het meerjarige subsidietraject de administratieve afhandeling en de financiële verantwoording binnen het consortium, zodat de toezegging voor de subsidiebedragen ook conform planning in verschillende fases uitbetaald blijven worden.
KroeseWevers houdt zich bezig met projectmanagement en zorgt dat de communicatie tussen de verschillende projectpartners goed is en goed blijft.
KroeseWevers bewaakt de naleving van het projectplan en zorgt dat de projectgroep conform de subsidieaanvraag resultaten oplevert zoals omschreven, zodat alle gemaakt kosten ook daadwerkelijk subsidiabel zijn.
KroeseWevers is voor WEBO een sparringpartner geworden op het gebied van nieuwe innovatieve kansen en ideeën die tijdens de samenwerking ontstaan, hier kunnen op termijn projecten uit ontstaan waar mogelijk nieuwe subsidies voor aangevraagd kunnen worden.
Grote, innovatieve subsidietrajecten met meerdere samenwerkingspartners bieden ontzettend veel kansen. Maar ze brengen ook verantwoordelijkheden en uitdagingen met zich mee. Eén van de lessen voor ondernemers die samen willen innoveren binnen subsidietrajecten is volgens Mannus Haase dat de verwachtingen aan het begin goed gemanaged moeten worden tussen de samenwerkingspartners. “In het begin is iedereen natuurlijk superenthousiast, maar na een paar maanden kunnen andere situaties, andere wensen en andere verwachtingen ontstaan. Dat moet je echt voorkomen.” Volgens subsidieadviseur Jan Schut is het geen overbodige luxe om bij dit soort grote subsidies strak te sturen op de projectvoortgang en verantwoording. “We zijn met zes samenwerkingspartners en als je meerdere jaren met elkaar werkt krijg je te maken met wisselingen bij organisaties: er komen andere projectleiders, andere financiële eindverantwoordelijkheden, maar het project moet volgens planning doorlopen.”
Om die voortgang te bewaken, werkt ook KroeseWevers met meerdere mensen in het team op zo’n groot project, zodat er altijd dubbele dossierkennis is. Jan Schut: “Het mooie is dat we als team bij KroeseWevers dan ook verschillende expertises kunnen inzetten. Lennart Rolevink, de subsidieadviseur die ook betrokken is bij dit project, heeft specifieke financiële kennis en dat konden we goed gebruiken bij dit project. Als het om subsidies gaat, moet je thuis zijn in regelingen en wetteksten, je moet verstand hebben van financiën, kunnen omgaan met mensen en liefst ook wat technische kennis hebben.” Volgens Mannus Haase en Bart Voortman is die expertise in de praktijk veel waard. “We zijn een innovatief bedrijf en hebben veel ideeën, we kijken nu al samen met KroeseWevers vooruit bij welke regelingen we met onze plannen kunnen aansluiten. KroeseWevers is daarin echt de expert en helpt ons om de projecten zo op te zetten dat we niet alleen subsidie binnenhalen, maar ook hoe we echt succesvol kunnen zijn in het uitvoeren van de projecten waarvoor we subsidie hebben aangevraagd.”
Voor meer informatie over WEBO en het Circulair-Kozijn®, kijk op: www.circulairkozijn.nl. Heeft u als organisatie plannen om te innoveren en bent u op zoek naar subsidiemogelijkheden? De subsidieadviseurs van KroeseWevers denken graag met u mee. Neem hiervoor contact op met Jan Schut of Erik Schapink.
