De eerste resultaten
Om te beginnen heeft Sorba samen met KroeseWevers Power BI ingericht. Allereerst is hiertoe geïnventariseerd welke Excel-analyse het meeste tijd kost om te bouwen. Dit betreft de financiële (geconsolideerde) cijfers van Sorba. Om deze financiële cijfers te gebruiken in PowerBI is de database gekoppeld aan de software van PowerBI, zodat de bestaande data van Sorba gebruikt kan worden voor het maken van analyses en visualisaties. De eerste resultaten zijn goed, volgens de controller van Sorba. Om zeker te weten dat Power BI de financiële resultaten goed laat zien, stelt Bart ter Hedde zijn rapportages ook nog op de ‘ouderwetse’ manier samen. Op deze manier heeft hij vergelijkingsmateriaal en de zekerheid dat alles naar behoren werkt. “We hebben Power BI getest in 2019 en Power BI liet hetzelfde zien als er in onze jaarrekening stond. Het is nu een kwestie van de systemen goed inrichten en het vertrouwen krijgen dat we afscheid kunnen nemen van het oude systeem.” Als Power BI straks volledig operationeel is, en ook de projectadministratie van Sorba gekoppeld is, verwacht Bart ter Hedde tijd te besparen, maar ook meer inzicht te krijgen in daadwerkelijk gemaakte kosten van hun bouwprojecten. “Bij ons is geen project hetzelfde, ik verwacht dat ik straks door Power BI zelf betere rapportages kan maken op basis van de nacalculaties, waardoor ik meer inzicht krijg in de daadwerkelijke kosten van een project.” Dat leidt volgens Bart ter Hedde uiteindelijk tot betere calculaties vooraf, waardoor ook op die manier kosten bespaard kunnen worden.
Lessen, inzichten en ervaringen
De ervaring van Bart ter Hedde is dat het in eerste instantie tijd kost om een nieuwe tool als Power BI te implementeren in een bedrijf met bestaande, en op zich goed werkende administratieve processen. “Je stelt dit soort investeringen uit omdat dat wat je hebt op zich goed werkt en er is nooit een goed moment om het te doen, daarom heb ik er ook wel tegenaan zitten hikken. Ik denk dat het menselijk is om iets wat op zich goed werkt niet te willen veranderen. Maar wat nu tijd kost, gaat ons straks veel voordeel opleveren”, weet Bart ter Hedde. Volgens Wout Poorterman van KroeseWevers is dit iets wat veel bedrijven zullen herkennen. Ook al zijn de administratieve en financiële processen gedateerd, ze werken wel. “Maar het is helemaal niet nodig om alles zelf keer op keer te downloaden en te uploaden, met Power BI standaardiseer je veel processen en houd je uiteindelijk tijd over. Daarnaast zijn cijfers realtime in te zien en hoef je niet te wachten tot de maandrapportage gereed is.”
