KroeseWevers digitaliseert salaris- en HR-administratie Groothuisbouw

Groothuisbouw bouwt al meer dan twintig jaar woningen voor particulieren. Na de bouwcrisis groeide Groothuisbouw flink en inmiddels telt het bedrijf in Emmeloord zo’n 190 medewerkers verdeeld over vier verschillende bv’s. “We bouwen gemiddeld zo’n 260 woningen per jaar en op dit moment bouwen we zelfs zes woningen per week”, vertelt HR-coördinator Liz Leijssenaar die nu bijna vier jaar bij Groothuisbouw werkt. Marisca Kloosterman werkt inmiddels 16 jaar bij het bedrijf en heeft het bedrijf zien uitgroeien van 50 medewerkers naar een bouwbedrijf met nu bijna 200 medewerkers. Die groei zorgde op het gebied van personeel en salaris voor de nodige uitdagingen. Hoe houd je je personeelsadministratie overzichtelijk en up-to-date als je als organisatie zo hard groeit? Maar ook: hoe zorg je dat de manier waarop je administratie voert voldoet aan alle privacywetgeving conform de AVG? Groothuisbouw is al twintig jaar klant bij KroeseWevers en in 2012 digitaliseerde KroeseWevers al de salarisadministratie. In 2019 is het tijd voor de volgende stap: ook de HR-administratie wordt gedigitaliseerd. Door de software van Loket met verschillende HR-functionaliteiten, zijn alle personeelsdossiers bij Groothuisbouw nu volledig digitaal. “In het begin gebruikten we Loket alleen als salarisadministratie. Met de toevoeging van de HRM-pakketten in Loket hebben we nu alles digitaal in één omgeving. Het voordeel hiervan is dat we alles in één oogopslag kunnen zien”, vertelt Liz Leijssenaar.

In een groeiende organisatie heb je als HR-afdeling al veel op je bordje liggen. Om het beheersbaar en overzichtelijk te houden was de stap naar digitalisering echt noodzakelijk, volgens HR-coördinator Liz Leijssenaar. “Op een gegeven moment kan het niet meer. Als je personeelsbestand zo toeneemt, dat is niet meer realistisch om het te blijven doen zoals je het deed. We hadden diverse plekken waar we personeelsgegevens opsloegen en je hebt te maken met mensen die in- en uitstromen, maar ook contracten die verlopen. Nu we alles gedigitaliseerd hebben lopen we niet meer achter feiten aan, we zijn up-to-date. En wat ook fijn is, is dat alles nu ook direct AVG-proof is.” Het overstappen op het nieuwe systeem kost wel tijd en vraagt aandacht. “Dat moet je niet onderschatten”, geeft Marisca Kloosterman als tip. “Maak er echt tijd voor, je moet goed nadenken over hoe je straks wilt gaan werken, dat vraagt een stukje omdenken van het oude naar het nieuwe systeem. Plan hier zeker een half jaar tot een jaar voor in.” Ook salarisadviseur Arno Schabbink van KroeseWevers geeft als tip dat organisaties de tijd moeten nemen. “Doe het stap voor stap is ons advies. Sommige organisaties willen in één keer alles omgooien, dat raden we niet aan. Dit zijn echt projecten, waarvoor je een plan nodig hebt."

Wilt u uw salaris- en personeelsadministratie ook slimmer inrichten? De adviseurs van KroeseWevers vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem vrijblijvend contact op met Okko de Wilde of Arno Schabbink.