Moore MKW bezorgt Pincvision concurrentievoordeel met ISAE 3402-verklaring

ISAE 3402 is een assurancerapport waarmee Pincvision haar opdrachtgevers, veelal multinationals, de zekerheid biedt dat de dienstverlening op het gebied van bijvoorbeeld internationale btw (VAT) voldoet aan de daarvoor gestelde normen, standaarden en kwaliteitseisen.

Die zekerheid is voor steeds meer opdrachtgevers belangrijk als ze diensten uitbesteden aan een partij zoals Pincvision. Want de opdrachtgever blijft ook bij het uitbesteden van werk verantwoordelijk voor het eindresultaat.

“Wij nemen als Pincvision werkzaamheden van bedrijven over op compliancegebied, met betrekking tot de wet- en regelgeving bij wereldwijde import & export en intracommunautaire handel. Dat doen we met name voor grotere internationale bedrijven.

Als ze wereldwijd goederen leveren, komt daar heel wat bij kijken op het gebied van internationale omzetbelasting, milieuheffingen, douane, exportdocumenten en statistische aangiftes. Voor veel bedrijven is het nakomen van dit soort verplichtingen ballast, wij zijn erin gespecialiseerd”, legt Daniëlle van der Meulen – Idema, senior VAT-specialist bij Pincvision uit.

Omdat Pincvision gespecialiseerd is in trade compliance is het voor het bedrijf extra belangrijk om te investeren in een hoge kwaliteitsstandaard. “We kregen de vraag de afgelopen jaren wel vaker, maar toen een Amerikaanse klant ISAE 3402 als voorwaarde stelde, hebben we Moore MKW gevraagd om hier samen met ons mee aan de slag te gaan.”

Moore MKW is al accountant bij Pincvision sinds de oprichting van het bedrijf. “We kenden het bedrijf al van de jaarrekeningcontrole en dat is zeker een voordeel. Maar bij ISAE 3402 kijk je nog uitvoeriger naar interne klantprocessen”, vertelt accountant en directielid Robert van den Anker van Moore MKW.

Samen met collega Luuk Egbers, IT-auditor, was één van de eerste taken die Moore MKW op zich heeft genomen in dit traject, uitleggen wat het verkrijgen van een ISAE 3402-verklaring intern vraagt van een organisatie. “ISAE 3402 is een behoorlijk uitgebreide rapportage, waarin de interne processen en beheersmaatregelen van de organisatie staan beschreven. Het neerzetten van zo’n eerste verklaring is best intensief”, weten de specialisten van Moore MKW.

“Om de interne processen en maatregelen op een goede wijze te beschrijven, moet je je vooral focussen op de processen die van belang zijn voor je opdrachtgever”, vertet Robert van den Anker. Bij Pincvision is bijna een half jaar gewerkt om de interne processen met de goede focus te vertalen in een ISAE 3402-rapport. Robert van den Anker:

“Vervolgens hebben wij dat rapport gefinetuned en als accountant het hele jaar door getoetst of de beschrijvingen kloppen met de daadwerkelijke praktijk. Ook hebben we gekeken of Pincvision bepaalde controls heeft ingebouwd om processen te beheersen en kwaliteit te bewaken, maar ook of die controls werken. Dat proces loopt het hele jaar door, ieder jaar weer.”

Om alles zo goed mogelijk te laten verlopen is er binnen Pincvision het eerste ‘ISAE-jaar’ een projectteam op ISAE 3402 gezet. “We hadden al heel veel interne processen beschreven. Wel was veel van deze informatie versnipperd in kaart gebracht over verschillende afdelingen”, zegt Daniëlle van der Meulen -Idema.

Toch bracht ook het proces zelf een belangrijk resultaat: “We merkten dat onze eigen collega’s nog meer dan voorheen het belang zagen van kwaliteitsbeheersing en goed ingerichte processen. Alles wat we moesten opleveren wilden we zo goed mogelijk opleveren. We hebben ook onze internal reviews nog verder aangescherpt op basis van onze bevindingen.”

Met het resultaat is Pincvision buitengewoon tevreden. De ISAE 3402-verklaring is afgegeven. De Amerikaanse klant die om 3402 vroeg is nog steeds een tevreden klant en Pincvision merkt dat het nu een stapje voor heeft op concurrenten in de markt.

“Ik zie 3402 echt als een kwaliteitskeurmerk. En ik merk dat het ons concurrentievoordeel oplevert. In steeds meer uitvragen wordt gevraagd om ISAE 3402. Wij kunnen aangeven dat wij over een dergelijke rapportage beschikken, veel van onze concurrenten nog niet. Dus het was de investering in tijd en geld zeker waard.”

Volgens Robert van den Anker en Luuk Egbers is het een tendens dat steeds meer opdrachtgevers om ISAE 3402 vragen. En die tendens zal de komende jaren verder doorzetten bij organisaties in alle branches, waaronder dienstverlenende/service organisaties, verwachten zij. Steeds meer bedrijven werken met geautomatiseerde processen en opdrachtgevers willen de zekerheid dat hun dienstverlener ‘in control’ is.

“Ook bij Pincvision wordt gewerkt met eigen ontwikkelde software. Onze IT-auditors toetsen en testen of alles werkt zoals het zou moeten werken. Maar we krijgen ook vragen uit de markt uit sectoren waar je het niet zo snel zou verwachten.

In de bouw en ontwikkeling bijvoorbeeld, ook daar vragen opdrachtgevers om ISAE 3402. Ze willen weten welke maatregelen er genomen zijn om te voorkomen dat (gevoelige) informatie omtrent de veiligheid van bouwprojecten voldoende beschermd is.” Een les volgens Robert van den Anker is daarom dat bedrijven zich bewust moeten zijn van de waarde van zekerheid voor opdrachtgevers.

Daniëlle van der Meulen - Idema voegt daar vanuit Pincvision aan toe dat het afgeven van een ISAE 3402-rapportage echt voelt als een statement richting de klant. “Ik zou het zeker aanraden aan andere organisaties. Het kost wel tijd en je weet van tevoren niet precies waar je in stapt. Daar moet je de ruimte voor hebben en het liefst zet je er iemand op vanuit je eigen organisatie die zorgt dat alles goed loopt.

Omdat we die ruimte genomen hebben, verliep het bij ons vrij soepel. We hadden met Moore MKW de experts in huis. En als zij ons vroegen om bepaalde informatie aan te leveren, konden ze daarvoor terecht bij een specifieke collega in onze organisatie.”