Thuiswerken is de norm. Maar wat betekent dat aan het eind van het jaar wanneer u als leidinggevende beoordelingsgesprekken moet houden? Vergaderen via een videogesprek, daar zijn de meeste collega’s wel aan gewend. Maar een beoordelingsgesprek via video: hoe pakt u dat aan? Lees op deze pagina vijf veelgestelde vragen en antwoorden over beoordelingsgesprekken in coronatijd.
Het zijn bijzondere tijden waarin veel dingen anders gaan dan voorheen. Dat geldt voor u als leidinggevende en voor alle collega’s die moeten thuiswerken door corona. En nu de eindejaarsgesprekken naderen, is de vraag: hoe gaan we dit nu weer organiseren? Kunnen we de beoordelingsgesprekken niet beter uitstellen? Een begrijpelijke vraag. Maar er zijn ontzettend veel redenen om juist nu de beoordelingsgesprekken te voeren.
Zeker als werknemers al lange tijd veel thuiswerken is het belangrijk om in gesprek te blijven. Veel collega’s ervaren de onzekerheid en veranderingen in hun privé- en werksituatie door corona. Ze maken zich zorgen over hun baan, voelen zich niet gezien, missen de contacten op de werkvloer en ze moeten hun werk in de thuissituatie doen, ook als de thuissituatie daar niet op is ingericht. Het uitstellen van het beoordelingsgesprek zou een optie kunnen zijn als er zicht was op een einddatum van deze coronacrisis. Maar die is er niet. En ook dat zorgt weer voor stress en onzekerheid bij werknemers, blijkt uit steeds meer onderzoeken. Ook fysieke klachten zoals rug-, nek- en schouderklachten komen door het thuiswerken nu veel vaker voor. Daarom is het goed om juist nu als werkgever de beoordelingsgesprekken te voeren en met extra aandacht en zorg te kijken hoe het met uw medewerkers gaat. Voor veel werknemers is het beoordelingsgesprek namelijk een logisch moment om zaken bespreekbaar te maken met hun leidinggevende.
Misschien kunt u door de coronamaatregelen het beoordelingsgesprek niet zoals gebruikelijk voeren op de werkplek. Dan kunt u ervoor kiezen om het gesprek digitaal via een videogesprek plaats te laten vinden. Bijvoorbeeld met behulp van Microsoft Teams, Google Meet, Zoom of een andere video-applicatie. Als de collega’s daar afgelopen jaar veel mee gewerkt hebben, zijn ze inmiddels behoorlijk vertrouwd geraakt met deze manier van communiceren. Het is in ieder geval niet aan te raden om het beoordelingsgesprek telefonisch te doen. U mist dan een groot deel van de non-verbale communicatie die zeker bij een één-op-één videogesprek goed is waar te nemen.
Wat de inhoud betreft van het beoordelingsgesprek is het goed om heel bewust stil te staan bij de bijzondere werksituatie die is ontstaan door corona en hoe deze situatie voor de werknemer is. Maar de prestaties en het algemene functioneren kunnen ook nog steeds besproken worden. In hoeverre is het de werknemer gelukt om bepaalde doelstellingen te realiseren en wat betekent dat voor de voortgang? Moeten de doelen worden bijgesteld en wat verwacht u als leidinggevende van de werknemer? Waar liggen de prioriteiten voor u als leidinggevende de komende tijd? Juist nu is het extra belangrijk om met elkaar verwachtingen uit te spreken en te bepalen in welke frequentie er voortgangsgesprekken plaats zouden moeten vinden.
Net als bij ieder ander gesprek is het belangrijk om goed voorbereid het beoordelingsgesprek in te gaan. Houd naast de gebruikelijke voorbereiding ook rekening met de bijzondere omstandigheden.
Licht de collega met wie u een beoordelingsgesprek heeft op tijd in. Laat hem of haar weten dat u ondanks de bijzondere omstandigheden het gesprek graag door wilt laten gaan. Informeer de werknemer ook meteen op welke manier (via videobellen of op een fysieke locatie) het gesprek dit jaar zal plaatsvinden en vraag of de werknemer zich comfortabel voelt bij deze oplossing.
Stel een agenda op van de punten die u met de werknemer wilt bespreken tijdens het gesprek. Reserveer in de agenda heel nadrukkelijk tijd voor het bespreken van de impact van corona op de werk- en privésituatie. Zo maakt u duidelijk dat dit een afzonderlijk en afgebakend gespreksonderwerp op de agenda is.
Agendeer het algemene functioneren en de gestelde doelen als apart bespreekpunt. Op deze manier kunt u heel duidelijk aangeven dat het gespreksonderwerp corona is afgehandeld en vervolgens kunnen jullie samen kijken naar de gestelde doelen en wat de werknemer heeft bereikt en gepresteerd. Moeten de doelen worden aangepast vanwege bijvoorbeeld corona? Of liggen de prioriteiten nu ergens anders? Bespreek dat met elkaar en leg de bevindingen vast.
Zorg er bij een beoordelingsgesprek op afstand voor dat u als leidinggevende op een rustige plek zit waar u niet gestoord kunt worden. Een gesprek is voor veel werknemers een belangrijk moment. Het kan verstandig zijn om ook bij werknemers te informeren of zij een voorkeur hebben voor een tijdstip op de dag waarop ook zij rustig en ongestoord het videogesprek kunnen voeren.
Jazeker. Juist nu kan het heel interessant zijn om als werkgever tegen het licht te houden of de manier waarop u beoordelingsgesprekken voert nog past bij de huidige tijd. Als leidinggevende kunt u mogelijk minder over de schouder meekijken en moet u erop vertrouwen dat de collega thuis zijn of haar werk naar behoren doet. Werknemers hebben daardoor meer autonomie en verantwoordelijkheid gekregen.
Ook voor het functioneren en beoordelen kan dat een nieuwe impuls geven. Steeds meer organisaties zoeken naar nieuwe methodes en oplossingen waarbij werknemers zelf meer regie nemen over hun eigen groei en ontwikkeling. In Het Nieuwe Beoordelen (HNB) - een voorbeeld van zo’n nieuwe methode beschreven door Jacco van den Berg - stellen werknemers zelf hun doelen en doen doorlopend aan zelfevaluatie. De ervaringen met deze methode zijn heel positief. Als medewerkers zichzelf meer gaan monitoren en zelf signaleren ontstaan er meer feedbackmomenten door het jaar heen en komt u als leidinggevende in een meer coachende rol. Een rol die prima lijkt te passen bij deze tijd. Natuurlijk leent niet iedere organisatie zich voor zo’n vorm, maar het is interessant om te overdenken of u van de veranderingen ook verbeteringen kunt maken.
Houd er rekening mee dat de impact van corona door iedereen heel anders wordt ervaren. Geef uw medewerkers complimenten voor hun flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Zeker nu de coronacrisis langer aanhoudt missen mensen perspectief en neemt de onzekerheid over het behouden van banen toe. Bereid u voor op vragen van werknemers over de financiële gezondheid van de organisatie en vragen over hoe het verder gaat als de crisis aanhoudt. Geef waar u dat kunt zoveel mogelijk duidelijkheid en perspectief, maar spiegel de zaken niet rooskleuriger voor dan ze zijn.
Zorg er verder voor dat u als leidinggevende vraagt naar wat de werknemer nodig heeft van u als werkgever om zo goed mogelijk te kunnen functioneren. Signaleer eventuele mentale of fysieke klachten en geef hier als leidinggevende waar nodig opvolging aan. Plan ook direct een vervolgafspraak in als u merkt dat een collega moeite heeft met de huidige situatie. Vraag de werknemer met wie u een functioneringsgesprek houdt ook om feedback op uw manier van leidinggeven. Want juist in deze periode hebben veel werknemers behoefte aan leiderschap. Wat verwacht een werknemer van u als leidinggevende in deze tijd? Waar hebben ze behoefte aan, wat missen ze, wat kan helpen om hun effectiviteit of werkplezier te vergroten? Door die vragen te stellen, leert u van de werknemers en blijft u ook zichzelf ontwikkelen.
Moet u in uw organisatie de beoordelingsgesprekken nog voeren, maar kunt u hierbij wel wat hulp of ondersteuning gebruiken? De HR-adviseurs van KroeseWevers kunnen u adviseren over en begeleiden bij het voeren van beoordelingsgesprekken in coronatijd.
Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag verder!
Neem contact op
Door het invullen van uw gegevens geeft u KroeseWevers toestemming voor het verzenden van de nieuwsbrief. Lees onze privacyverklaring.