Digitalisering en optimalisering; een onderwerp dat inmiddels bij elke ondernemer wel een keer op de agenda heeft gestaan. De technologische ontwikkelingen volgen elkaar zo snel op dat dit bij sommige ondernemers een vast agendapunt is geworden. In deze blog nemen we u mee in de wereld van digitalisering van financiële administraties en -processen. Wat moet u al geregeld hebben, wat is er allemaal mogelijk en waar gaan we naar toe?
Veel ondernemers hebben de eerste slagen al gemaakt op het gebied van het digitaliseren en optimaliseren van hun administratie. Termen als bankkoppelingen voor automatische betalingen en scan- en herken voor het inscannen van bonnen en facturen zijn inmiddels gemeengoed geworden. Het aantal aanbieders voor dit soort software oplossingen groeit heel snel; digitalisering is booming.
Het toepassen van een automatische bankkoppeling en een scan- en herken oplossing is bijna een must voor iedereen die een zakelijke administratie voert. In de praktijk blijkt dat u de stamgegevens van uw administratie op orde dient te hebben zodat data op de juiste wijze in de administratie wordt verwerkt. Veel van dit soort scan- en herken oplossingen zijn self-learning: de informatie die u erin stopt komt er ook weer uit, bijvoorbeeld in uw managementrapportage. Zorg er dus voor dat de basis, uw CRM-bestand, uw koppelingen en toewijzingen correct zijn ingericht om maximaal te profiteren van de voordelen; tijdsbesparing, gebruikersgemak en minimale foutkansen.
Maakt u gebruik van een bankkoppeling? Worden uw inkoop- en verkoopnota’s ingeboekt via scan- en herken? Dan hebt u de eerste stappen gezet en bent u er klaar voor om verdere digitaliseringsmogelijkheden nog beter te benutten. De mogelijkheden die zich vanaf hier aandienen zijn enorm. Een aantal hiervan zijn vrij eenvoudig te realiseren en hebben relatief een grote meerwaarde.
Automatische facturatie
Veel softwarepakketten bieden een offerte- en facturatiemodule aan. Dit is niets anders dan dat een offertetraject en de (hopelijk) uiteindelijke facturatie ook via het administratiepakket verloopt. Het voordeel hiervan is dat u alle informatie centraal georganiseerd hebt en houdt. Daarnaast verloopt het administratieve aspect van de verkoop geautomatiseerd. Dit wordt verwerkt op het moment dat de verkoopfactuur de administratie (uiteraard digitaal) verlaat. Dit is mogelijk in combinatie met een voorraadmodule.
Automatische incasso’s
Ook met betrekking tot het incasseren van facturen kunnen de meeste softwarepakketten een oplossing bieden. Doordat alle gegevens omtrent de facturatie binnen de administratie bekend zijn, kan een automatische incasso eenvoudig plaatsvinden. Werkt u niet met automatische incasso`s en hebt u vaak moeite met (te) late betalingen? Met ondersteuning van de juiste software is het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen slechts een kwestie van één druk op de knop.
Automatische betalingen
Wat geldt voor het verkooptraject, geldt natuurlijk ook voor het inkooptraject. Via de scan- en herkenmodule worden inkoopfacturen (eventueel in combinatie met een autorisatiemodule) netjes in de administratie verwerkt. Het softwarepakket kan helpen de betalingen hiervan te doen en genereert hier automatisch een voorstel voor. Deze wordt middels een batchbetaling automatisch doorgestuurd naar uw bank door gebruik te maken van een geautomatiseerde bankkoppeling.
Al deze toepassingen leiden uiteindelijk tot waar het om gaat: de juiste managementinformatie. Door alle digitaliseringsslagen wordt uw administratie dagelijks volledig bijgewerkt. Hierdoor is het verkrijgen van real-time managementinformatie een koud kunstje. Grote aanbieders van administratiepakketten hebben veelal hun eigen dashboard die u zelf verder kunt personaliseren. Zo niet, dan zijn er tal van aanbieders (Visionplanner, Speedbooks, etc.) die dit in combinatie met uw pakket mogelijk maken. Deze managementinformatie kunt u zo uitgebreid ontvangen als u wilt, als rapportage, cockpit of in een andere vorm naar uw wens. U kunt hier ook Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI’s) in opnemen. KPI’s zijn variabelen om prestaties van ondernemingen te analyseren en te verbeteren. Voorbeelden van KPI’s waar u aan kunt denken zijn: bezettingsgraad van machines, omzet per afdeling, doorlooptijd offertes, ouderdom posten openstaande debiteuren in dagen en conversiepercentages in de salesfunnel. De mogelijkheden zijn eindeloos en geheel naar eigen wens in te richten. Als accountants gaan wij graag met u in gesprek over welke KPI’s in uw onderneming gewenst zijn. Tevens kunnen wij vaak live meekijken in uw resultatendashboard en u optimaal adviseren op basis van actuele informatie. Ook het uitwisselen van informatie met een bankier kan op deze wijze vereenvoudigd worden.
De mogelijkheden die digitalisering met zich meebrengt zijn al omvangrijk, en worden vandaag en in de toekomst nog veel verder uitgebreid. Als KroeseWevers zijn wij al jaren actief met het digitaliseren en automatiseren van financiële administraties van klanten. Met als doel om die naar een hoger niveau te tillen. De ontwikkelingen en de bijbehorende mogelijkheden, volgen elkaar snel op, waardoor dit een on-going proces is. Onze specialisten hebben goed contact met leveranciers en zijn continu bezig met up-to-date blijven van de laatste ontwikkelingen en mogelijkheden.
Denkt u dat uw financiële administratie een update kan gebruiken of hoort u graag meer over de vele mogelijkheden? Onze adviseurs kunnen u hierbij helpen. Door middel van een quickscan inventariseren we samen met u, uw administratieve processen. Op basis van de uitkomsten geven wij u advies over hoe u in uw bedrijf tijd en geld kunt besparen door financiële processen te digitaliseren en automatiseren. Wij helpen u desgewenst om de basis in te richten en indien mogelijk uit te breiden met branchespecifieke-applicaties. Na de inrichting blijven wij de vernieuwde werkwijze monitoren en u proactief van advies voorzien.
Heeft u een andere vraag? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag verder!
Neem contact op
Door het invullen van uw gegevens geeft u KroeseWevers toestemming voor het verzenden van de nieuwsbrief. Lees onze privacyverklaring.