Zoals het papieren bankafschrift ooit verdween, zal ook de papieren boekhouding bij bedrijven verdwijnen. Geen rijen ordners en mappen meer, maar alles veilig en snel digitaal toegankelijk. Geen gedateerde en ingewikkelde Excelsheets, maar dashboards met realtime cijfers en grafieken die direct laten zien hoe de zaken ervoor staan. De voordelen? Altijd en overal inzicht in actuele cijfers waardoor ondernemers snel kunnen schakelen.
Ondernemers die hun financiële administratie al gedigitaliseerd hebben en gebruik maken van data-analyses en business intelligence, weten wat de voordelen zijn. Deze ondernemers werken ‘in het jaar áán hun jaar’, zoals de financiële IT-specialisten van KroeseWevers dat noemen. Dat betekent dat ondernemers die hun administratie en werkprocessen hebben gedigitaliseerd altijd bezig zijn met ondernemen in het hier en nu. Ze horen niet pas achteraf, als de jaarrekening is samengesteld, of ze een goed jaar hebben gedraaid. Ze weten 24/7 wat hun financiële status is én hebben overal en altijd inzicht in hun actuele financiële situatie met behulp van de juiste kwalitatieve informatie. “Je hoeft niet drie weken te wachten op je accountant omdat alle cijfers nog geproduceerd worden, je kunt snel zakelijke beslissingen nemen en dat kan concurrentievoordeel opleveren,” zegt Wouter Smidt, coördinator IT-accountancy bij KroeseWevers.
Een voordeel van een gedigitaliseerde of moderne boekhouding is ook dat de actuele cijfers ieder moment geanalyseerd kunnen worden. “Als ondernemer wil je je cijfers up-to-date inzichtelijk hebben, nu wordt veel financiële en niet-financiële informatie nog in Excel opgemaakt en pas achteraf gepresenteerd”, weet Luuk Egbers IT-auditor en data-analist. KroeseWevers zet voor business intelligence onder andere Power BI in, een tool waarmee handmatige acties in Excel worden geautomatiseerd en waarmee cijfers direct worden gepresenteerd in overzichtelijke visualisaties (grafieken en tabellen). Met behulp van Power BI zet je dus gegevens om in informatie, zodat je als ondernemer beter kunt analyseren en sturen. Dat scheelt tijd, geld en zorgt dat je letterlijk ziet welk verhaal de cijfers vertellen. Volgens de financiële IT-specialisten is het belangrijk dat de financiële administratie van ondernemers futureproof is. “Als je als ondernemer je financiële administratie op orde hebt, kun je je focussen op het optimaliseren van je bedrijf.”
Volgens Wouter Smidt kost het verwerken van de financiële administratie nu vaak nog onnodig veel tijd. “Als je bijvoorbeeld bakker of kapper bent en je hebt een kassa waarbij je nog veel contant geld hebt en alles handmatig moet verwerken kan een koppeling van je kassasysteem aan je administratie en bank er al voor zorgen dat alle gegevens automatisch en digitaal worden aangeleverd”, geeft Wouter Smidt als voorbeeld. Zulke oplossingen zijn zeker niet alleen weggelegd voor de grote bedrijven. Juist in het mkb kan de vraag klein zijn, maar de impact enorm. Ondernemers die hun administratie digitaliseren, zijn uiteindelijk niet alleen minder tijd kwijt aan het verwerken van informatie. Ze beschikken altijd over up to date informatie waardoor zij realistischere analyses kunnen maken en op basis hiervan kunnen sturen.
Digitalisering kan stapje voor stapje. En wat de beste oplossing is verschilt per ondernemer en per branche, weten de IT-specialisten van KroeseWevers. “Wij hebben verstand van financiën en van IT en kunnen ondernemers daarover adviseren en daarbij ondersteunen.” Dat een moderne boekhouding en business intelligence een steeds cruciale rol gaan spelen in de bedrijfsvoering van ondernemers staat vast, volgens Wouter Smidt en Luuk Egbers. Niet alleen in de financiële administratie, maar ook bij het optimaliseren van werkprocessen. Zo zijn er ook bedrijven die de expertise van KroeseWevers op het gebied data-analyses en business intelligence inzetten omdat ze werkprocessen efficiënter kunnen maken. Hiertoe kunnen we onder andere de volgende analyses uitvoeren: verkoop-, inkoop- en autorisatieproces. “Als je als bedrijf bij wilt blijven in deze economie, dan moet je financiële administratie klaar zijn voor de toekomst.”
KroeseWevers zet zelf al jaren stevig in op IT-dienstverlening in de accountancy. Hierdoor zijn er nu talloze experts en IT-specialisten die én verstand hebben van financiën én van IT. “Hierdoor kunnen we klanten als accountant en vertrouwenspersoon goed adviseren over het digitaliseren en optimaliseren van hun financiële administratie.”
Wilt u weten of uw financiële administratie al klaar is voor de toekomst? Of in gesprek over de mogelijkheden van data-analyse en business intelligence? Onze collega’s helpen u graag. Neem voor een vrijblijvende afspraak contact met ons op.
