Inkopen of verkopen over de grens? Regel uw btw-verplichtingen

I Stock 1179274063

Als Nederlandse ondernemer doet u tegenwoordig sneller dan ooit internationaal zaken. Wanneer u goederen of diensten inkoopt of verkoopt over de grens, dan krijgt u mogelijk te maken met internationale btw-regels. Die regels verschillen per land en kunnen behoorlijk complex zijn, weet btw-specialist Sietze van Houten van KroeseWevers. “De btw-regels kunnen binnen de EU van elkaar verschillen en er zijn veel uitzonderingsregels. De grootste valkuil is dat ondernemers te snel denken dat ze het wel snappen.”

Veel gemaakte denkfouten bij internationale btw

Op internet is veel informatie te vinden over btw. Maar het is een stuk moeilijker om informatie te vinden over de toe te passen btw in het buitenland. Daarbij wordt deze informatie vaak onjuist geïnterpreteerd of kan het zijn dat er op uw situatie een uitzonderingsregel van toepassing is. Want de btw-wetgeving kent veel uitzonderingsregels of bepalingen die op meerdere manieren te interpreteren zijn. “Zelfs als je denkt het te weten, dan kun je te maken hebben met een uitzonderingsregel waardoor de btw-consequenties totaal anders kunnen zijn”, zegt Sietze. Het is volgens hem één van de denkfouten die ondernemers maken als het om btw in het buitenland gaat. “Ondernemers gaan soms te gemakzuchtig en onzorgvuldig met hun btw-verplichtingen om.”

Risico op grote financiële gevolgen

De consequentie van zo’n inschattingsfout over het wel of niet heffen van btw, kan grote financiële gevolgen hebben, weet Sietze. “We zien bij een btw-scan heel vaak dat een klant te makkelijk denkt: ik kan bij de levering van goederen het 0%-tarief toepassen, want mijn klant zit in het buitenland. Vervolgens vragen we om de documenten om aan te kunnen tonen dat de onderneming voldoet aan de voorwaarden om het tarief van 0% toe te passen. Dan blijkt er niet of nauwelijks documentatie beschikbaar te zijn. In dat geval riskeren ondernemers een forse btw-naheffing over de transacties voor buitenlandse ondernemers. Als het een incidentele transactie is, dan valt het nog mee. Maar als het een structurele transactie is, dan gaat het vaak over grote hoeveelheden geld.”

Naheffing voorkomen met kennis van zaken

Om grote naheffingen te voorkomen is het niet alleen belangrijk om de btw-regels te kennen. Ondernemers moeten volgens Sietze de vereiste informatie bewaren en ook goed documenteren waarom ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. “Om het btw-tarief van 0% toe te passen bij goederenleveringen aan het buitenland, moet je bijvoorbeeld met documenten kunnen aantonen dat alle goederen fysiek van Nederland naar het buitenland zijn gegaan. Vervoersdocumenten, alle correspondentie met de klant, verzekeringen. Documentatie kan van alles zijn, maar als er niks over is vastgelegd, behalve een factuurtje, dan is dat niet genoeg”, volgens de btw-specialist. Als die documentatie niet goed is geregeld, is het vaak lastig om jaren later alle benodigde documenten te verzamelen of correcties toe te passen. “Je kunt moeilijk drie jaar later bij je klant aankloppen met de mededeling: ik had toch eigenlijk btw in rekening moeten brengen.”

Verschil tussen goederen en diensten in de btw

In plaats van aannames te doen op basis van algemene informatie, is het bij internationale btw verstandig om deskundig advies in te winnen. Want de voorwaarden voor btw verschillen niet alleen per land, ook het verschil tussen goederen en diensten is belangrijk voor de btw. Sietze: “Als je het hebt over diensten, dan heb je het in principe over iets wat niet tastbaar is. Dan kijk je met name naar de plaats waar de partijen die onderdeel zijn van de transactie gevestigd zijn. Als bijvoorbeeld een Nederlandse ondernemer voor een Duitse afnemer een dienst verricht, dan is er snel sprake van bijzondere, vaak buitenlandse, btw-regels. Maar bij goederenleveringen kijk je in principe niet zozeer naar waar de partijen zijn gevestigd, maar waar de goederen zijn en naartoe gaan.”

Btw-scan om inzicht te krijgen in verplichtingen

Wie met een Nederlandse onderneming iets gaat inkopen of verkopen over de grens, zou eigenlijk direct aan de bel moeten trekken, adviseert Sietze. “We kunnen we dan heel snel in kaart brengen wat de btw-verplichtingen zijn.” De btw-specialist kijkt eerst naar de activiteiten: wat doet het bedrijf precies? Waar zitten de afnemers en waar zitten de leveranciers. “We kunnen veel duidelijkheid geven als we weten: wat koop je in, wat gaat het land uit, met welke partijen werk je samen en waar zitten deze partijen? Over het algemeen kunnen we ondernemers een heel duidelijk advies geven waar ze zelf mee verder kunnen. We geven aan waar je echt aan moet denken en wat je moet documenteren. En als je dat weet, dan geeft dat rust en dan kun je het verder ook loslaten. Over het algemeen kunnen we zodanig duidelijk advies geven, dat de klant zelf een heel eind verder kan.”

Netwerk van internationale btw-specialisten

Is het btw-vraagstuk echt complex? Dan kijken de btw-specialisten van KroeseWevers graag mee. Of ze schakelen de expertise in hun internationale netwerk van btw-specialisten. “In bijna alle landen ter wereld hebben wij contacten met belastingadviseurs, waaronder btw-specialisten. Dus als een ondernemer signaleert: ik heb iets lopen in Spanje, waar moet ik aan denken? Dan kunnen we direct contact leggen met een btw-specialist die daar antwoord op kan geven. Want ook in Europa zijn de nuanceverschillen in de btw-wetgeving vaak groot.” Een voordeel is ook dat binnen KroeseWevers veel andere specialisten werken die mee kunnen kijken. “Daarnaast zijn wij voor veel Nederlandse en buitenlandse ondernemers betrokken bij het indienen van de btw-aangiften. Op die manier kijken we actief mee en zorgen we dat alle btw-informatie goed wordt vastgelegd. Dus als de Belastingdienst vragen heeft, dan hebben we alle documentatie van onze klanten paraat.”

Advies nodig bij internationale btw-vraagstukken?

Doet u zaken buiten Nederland en wilt u weten of u voldoet aan alle internationale btw-verplichtingen? Of bent u van plan internationaal zaken te doen en heeft u behoefte aan een sparringpartner met betrekking tot btw? Onze specialisten helpen u graag verder.

Inkopen of verkopen over de grens? Regel uw btw-verplichtingen

Meer weten? Neem contact op.

Sietze van Houten - KroeseWevers
MSc Sietze van Houten
Belastingadviseur
+ 31 (0)5 38 50 49 27
Nieuws:

KroeseWevers en Moore MTH gaan samen verder!

Lees nieuwsbericht

Wij maken gebruik van cookies om uw ervaring op onze website te optimaliseren. Maar ook voor het bijhouden van statistieken en voor marketingdoeleinden. Door op ‘Zelf instellen’ te klikken, kunt u meer lezen over onze cookies en uw voorkeuren aanpassen. Door op 'Accepteren' te klikken, gaat u akkoord met het gebruik van alle cookies zoals omschreven in onze cookieverklaring. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.

Functionele cookies
Wij plaatsen functionele cookies om te zorgen dat basisfuncties van onze website goed werken en om uw cookie-instellingen goed vast te kunnen leggen. De functionele cookies zijn noodzakelijk om onze website goed te laten functioneren, daarom kunt u deze cookies niet uitschakelen. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Analyserende cookies
Elke dag meten en analyseren wij het gebruik van onze online kanalen om onze bezoekers de beste ervaring te bieden. Met de analyserende cookies doen we kennis op. Deze informatie gebruiken we om onze sites elke dag weer een beetje beter te maken, in het voordeel van de bezoekers van onze website.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Marketing en social media cookies
Deze cookies gebruiken we voor marketingdoeleinden, waardoor u onze online kanalen persoonlijker kan ervaren. Denk hierbij aan gepersonaliseerde content of gepersonaliseerde communicatie op social media.
Ingeschakeld Uitgeschakeld