Digitalisering en optimalisering van financiële administraties en -processen

Siteimg album blog 31 img 4055

Digitalisering en optimalisering; een onderwerp dat inmiddels bij elke ondernemer al een keer op de agenda heeft gestaan. De technologische ontwikkelingen volgen elkaar zo snel op dat dit een vast agendapunt is geworden voor ondernemers. In deze blog neem ik u mee in de wereld van digitalisering van financiële administraties en -processen. Wat moet u al geregeld hebben, wat is er mogelijk en waar gaan we naar toe?

De basis van digitalisering van financiële administraties en -processen

Veel ondernemers hebben de eerste slagen al gemaakt op het gebied van het digitaliseren en optimaliseren van hun administratie. Termen als bankkoppelingen en scan- en herken oplossingen zijn inmiddels gemeengoed geworden. De aanbieders voor dit soort software oplossingen schieten als paddenstoelen uit de grond; digitalisering is hot!

Het toepassen van een automatische bankkoppeling en een scan- en herken oplossing is bijna een must voor elke controller/ondernemer die administratie voert. Het is hierbij belangrijk gebleken de stamgegevens van uw administratie op orde te hebben zodat data op de juiste wijze in de administratie wordt verwerkt. Veel van dit soort scan- en herken oplossingen zijn self-learning, de informatie die u erin stopt komt er ook weer uit, bijvoorbeeld in uw cockpit of managementrapportage. Zorg er dus voor dat de basis, uw CRM-bestand, uw koppelingen en toewijzingen correct zijn ingericht om maximaal te profiteren van de voordelen; tijdsbesparing, gebruikersgemak en minimale foutkansen.

Kansen voor het verder digitaliseren van financiële administraties en -processen

Maakt u gebruik van een bankkoppeling? Worden uw inkoop- en verkoopnota’s ingeboekt via scan- en herken? Dan mag u stellen dat u goed op weg bent en dat u er klaar voor bent verdere digitaliseringsmogelijkheden nog beter te benutten. De mogelijkheden die zich vanaf hier aandienen zijn enorm. Een aantal hiervan zijn vrij eenvoudig te realiseren en hebben relatief een grote meerwaarde.

Automatische facturatie
Veel softwarepakketten bieden een offerte- en facturatiemodule aan. Dit is niets anders dan dat een offertetraject en de (hopelijk) uiteindelijke facturatie ook via het administratiepakket verloopt. Het voordeel hiervan is dat u alle informatie centraal georganiseerd hebt en houdt. Daarnaast verloopt het administratieve aspect van de verkoop geautomatiseerd en wordt dit verwerkt op het moment dat de verkoopfactuur de administratie (uiteraard digitaal) verlaat. Dit is mogelijk in combinatie met een voorraadmodule.

Automatische incasso’s
Ook met betrekking tot het incasseren van facturen kunnen de meeste softwarepakketten een oplossing bieden. Doordat alle gegevens omtrent de facturatie binnen de administratie bekend zijn, kan een automatische incasso eenvoudig plaatsvinden. Werkt u niet met automatische incasso`s en hebt u moeite met vaak (te) late betalingen? Met ondersteuning van de juiste software is het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen slechts een kwestie van één druk op de knop.

Automatische betalingen
Wat geldt voor het verkooptraject, geldt natuurlijk ook voor het inkooptraject. Via uw scan- en herkenmodule worden inkoopfacturen (eventueel in combinatie met een autorisatiemodule) netjes in de administratie verwerkt. Uw softwarepakket kan u helpen de betalingen hiervan te doen en genereert hier automatisch een voorstel voor. Deze wordt middels een batchbetaling automatisch doorgestuurd naar uw bank door gebruik te maken van een geautomatiseerde bankkoppeling.

Het uiteindelijke doel: managementinformatie

Al deze toepassingen leiden uiteindelijk tot waar het om gaat: de juiste managementinformatie! Uw administratie wordt door alle digitaliseringsslagen dagelijks volledig bijgewerkt. Hierdoor is het verkrijgen van real-time managementinformatie een koud kunstje. Grote aanbieders van administratiepakketten hebben veelal hun eigen dashboard die u zelf verder kunt personaliseren. Zo niet, dan zijn er tal van aanbieders (Visionplanner, Speedbooks, etc.) die dit in combinatie met uw pakket mogelijk maken. Deze managementinformatie kunt u zo uitgebreid ontvangen als uw wilt, als rapportage, cockpit of in een andere vorm naar uw wens. U kunt hier ook Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI’s) in opnemen. KPI’s zijn variabelen om prestaties van ondernemingen te analyseren en te verbeteren. Voorbeelden van KPI’s waar u aan kunt denken zijn: bezettingsgraad van machines, omzet per afdeling, doorlooptijd offertes, ouderdom posten openstaande debiteuren in dagen en conversiepercentages in de salesfunnel. De mogelijkheden zijn eindeloos en geheel naar eigen wens in te richten. Als accountants gaan wij graag met u in gesprek over welke KPI’s in uw onderneming gewenst zijn. Tevens kunnen wij vaak live meekijken in uw resultatendashboard en u optimaal adviseren op basis van actuele informatie. Ook het uitwisselen van informatie met een bankier kan op deze wijze vereenvoudigd worden.

What’s next? Handsfree boekhouden met ‘no-hands accounting’

De mogelijkheden die digitalisering met zich meebrengt zijn al omvangrijk, en worden vandaag en in de toekomst nog veel verder uitgebreid. Als KroeseWevers zijn wij, in samenwerken met Exact Online, recent begonnen met een pilot voor ‘no-hands accounting’. Oftewel handsfree boekhouden. Administratieprogramma’s worden naar verwachting zo slim dat u zelf helemaal geen administratie meer hoeft te voeren. Sterker nog, de programmatuur wordt zo slim dat een menselijke check straks een overbodigheid lijkt.

En dan is er de razendsnelle ontwikkeling van de blockchain. Deze zal ongetwijfeld een grote impact krijgen op de manier waarop administraties gevoerd zullen worden in de toekomst en de wijze waarop administraties onderling informatie uitwisselen. Deze ontwikkelingen staan echter nog in de kinderschoenen en worden door KroeseWevers wel met interesse gevolgd.

KroeseWevers en digitalisering

KroeseWevers is al jaren actief digitale administraties van cliënten op te zetten en naar een (digitaal) hoger niveau te tillen. De ontwikkelingen en de bijbehorende mogelijkheden, volgen elkaar snel op, waardoor dit een ongoing proces is.

Mocht u na het lezen van deze blog van mening zijn dat uw administratie wel een update kan gebruiken of hoort u graag meer over de ontelbare mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen u graag verder.

Hulp nodig? +31 (0)53 850 49 00
Contact opnemen
KroeseWevers maakt gebruik van cookies

Om u beter en persoonlijker te helpen, gebruiken wij cookies. Wij gebruiken cookies voor het bijhouden van statistieken, maar ook voor marketingdoeleinden. Door op ‘zelf instellen’ te klikken, kunt u meer lezen over onze cookies en uw voorkeuren aanpassen. Door op ‘Accepteren’ te klikken, gaat u akkoord met het gebruik van alle cookies zoals omschreven in onze cookieverklaring.