Een klant herinneren aan een onbetaalde rekening: veel ondernemers vinden dat vervelend. Ze willen de relatie niet verstoren en debiteurenbeheer wordt gezien als tijdrovend. Toch is debiteurenbeheer belangrijk om uw bedrijf financieel gezond te houden. Volgens Wouter Smidt, IT-specialist bij KroeseWevers, zijn er veel mogelijkheden om debiteurenbeheer slim en efficiënt in te richten. Daarbij moeten wij vooral af van het idee ‘dat het wel goed komt met de betaling van die rekening’.
Wouter merkt dat er nog te vaak een taboe rust op debiteurenbeheer. “Veel ondernemers vinden het vervelend dat ze hun klanten moeten benaderen om een factuur te betalen, terwijl dit niet nodig zou moeten zijn. Vooraf zijn met de klant afspraken gemaakt en de klant is akkoord gegaan met de algemene voorwaarden. Het factuurbedrag is dus geld dat u als ondernemer krijgt voor geleverde prestaties. En laten wij eerlijk zijn, als u als ondernemer uw product of dienst later aanlevert dan afgesproken, dan gaat de opdrachtgever daar doorgaans toch ook niet mee akkoord? Het is dus normaal om van de klant te verwachten om de rekening -op tijd- te betalen.”
Ondanks de gemaakte afspraken merkt Wouter in de dagelijkse praktijk dat veel facturen voor geleverde producten en diensten langer blijven openstaan dan de aangegeven betalingstermijn. “Als ik luister naar de gemiddelde administratie, dan staat de helft van alle facturen langer open dan afgesproken.” De meeste ondernemers maken er niet direct werk van als de betalingstermijn is verstreken, omdat ze de relatie met hun klant niet willen verstoren of onder druk willen zetten. “Veel kleinere ondernemers vinden het ook lastig om een paar dagen na het verstrijken van de betalingstermijn aan hun klant te vragen om te betalen, omdat het dan lijkt alsof het slecht gaat met hun bedrijf. Alsof ze het geld dringend nodig hebben.” Toch zouden ondernemers er wél direct werk van moeten maken, vindt hij. “Direct een aanmaning sturen hoeft niet, liever niet zelfs. U kunt ook beginnen met een vriendelijk mailtje, waarin u de relatie herinnert aan de factuur en vraagt of de betaling aan iemands aandacht is ontschoten. Het lijkt vaak heel zwaar, maar het is de toon die de muziek maakt.”
Het gaat er volgens Wouter om dat men communiceert en blijft communiceren. Dat kan met een vriendelijke reminder. “De vraag om de facturen te betalen is meestal niet zo erg als het voelt en deels ook een kwestie van opvoeden. Betrek het maar eens op uzelf: als u een keer een factuur vergeet te betalen en u krijgt na twee maanden een herinnering, dan weet u dat er over twee maanden weer een herinnering volgt. Dan ben je zo vier maanden verder.” Als ondernemer wilt u laten zien dat u een professioneel bedrijf bent, en daar hoort ook bij dat u uw rekeningen betaalt en dat uw rekeningen betaald worden.
Het is dus zaak dat debiteurenbeheer zo is ingericht, dat u snel een herinneringsmail kunt sturen. Met diverse software kan dat tegenwoordig geheel geautomatiseerd, waardoor er consequent opvolging wordt gegeven aan het verstrijken van een betalingstermijn met een automatisch verzonden herinnering. “Veel ondernemers denken, ach, dat komt wel goed. Maar men moet de emotie eruit kunnen halen. Er zijn gezamenlijk afspraken gemaakt en die moeten worden nagekomen.” Het kan ook juist een moment zijn om de relatie met een klant te versterken. “Als u weet dat een klant altijd goed betaalt, maar de betaling blijft opeens uit, dan kunt u de telefoon pakken en benoemen dat u merkt dat het iets langer duurt voordat het geld binnen is. Als de klant aangeeft dat het op dit moment even niet lukt, dan heb je daar met elkaar een begripvol gesprek over. En als u een keer een betalingsregeling moet treffen, dan is dat ook niet erg. Zorg voor begrip, maar zorg er ook voor dat de klant de betalingen nakomt.”
Een andere reden waarom het taboe op debiteurenbeheer er af moet, is de noodzaak om facturen tijdig betaald te krijgen om zo het eigen bedrijf financieel gezond te houden. Wouter: “Uiteindelijk gaat het ook om de continuïteit van uw eigen onderneming. Als u geen geld heeft, dan kunt u ook niet meer aan uw verplichtingen voldoen. Voor elke onderneming geldt dat het uiteindelijk draait om geld. U wilt niet zelf in de problemen komen. Geld is nou eenmaal de levensader van iedere onderneming.” Debiteurenbeheer hoeft bovendien niet zo complex en tijdrovend te zijn als veel ondernemers denken. “Voor elke behoefte is er een oplossing.”
Bij het inrichten van debiteurenbeheer gaat het om het inrichten van processen. “Als KroeseWevers kunnen wij meekijken hoe bepaalde processen op dit moment ingericht zijn voor uw bedrijf. Wie doet wat als het gaat om debiteuren? Sluit uw huidige werkwijze aan met de algemene voorwaarden en zijn deze nog actueel? Hoe kunt u door het inzetten van software processen automatiseren of digitaliseren? Hoe kunnen wij dit zo makkelijk mogelijk maken voor u als ondernemer?” De IT-specialisten van KroeseWevers gaan altijd op zoek naar applicaties die aansluiten bij de behoefte, het budget en op het softwarelandschap van uw organisatie. En ook in de geautomatiseerde processen geldt dat er een vriendelijke reminder verstuurd kan worden om de klant te herinneren aan een factuur. Ook aanmaningen kunnen automatisch verstuurd worden. Maar het advies van Wouter luidt: pak de telefoon. “Bellen doet u in de derde stap, wanneer er twee herinneringen zijn gestuurd en u nog steeds niets heeft vernomen. Dan belt u de klant op om te vragen hoe het gaat en of er wat speelt.”
Heeft u vragen over de inrichting van uw debiteurenbeheer of wilt u eens van gedachte wisselen? Neem dan contact op met onze specialisten. Zij denken graag met u mee.
