Casemanagement: van interne samenwerking met Dokter Jones naar nieuwe dienstverlening

Anderhalf jaar geleden stapten we als KroeseWevers over naar arbodienst Dokter Jones. Daar ging een heel proces aan vooraf. “Wij merkten dat we behoefte hadden aan een andere invulling van onze verzuimbegeleiding. Onze organisatie groeide en we wilden grip hebben op het verzuimproces. Meer eigen regie en korter op de bal zitten”, vertelt Claudia. “Daarnaast merkten wij dat we onze dienstverlening wilden verbreden. Wij willen onze klanten zoveel mogelijk ontzorgen. We zijn daardoor al met veel bedrijven vergroeid op het gebied van belastingadvies, personeels- en salarisadvies, arbeids-juridisch advies, subsidieadvies, enzovoort. Maar met verzuim deden we nog niets. Terwijl we in onze andere diensten wel te maken hadden met de gevolgen ervan.”

Die twee kanten zorgden ervoor dat we als KroeseWevers in gesprek zijn gegaan. “Hoe kunnen we het anders doen? Hoe kunnen we onze klant verder ontzorgen met een dienstverlening die voldoet aan onze wensen? We kwamen erop uit dat wij eigenlijk zelf de proef op de som wilden nemen. Zo werden wij als KroeseWevers eerst klant bij Dokter Jones. Pas toen wij tevreden waren, zijn we andere klanten gaan koppelen aan Dokter Jones. Zo ontstond een samenwerking waarin KroeseWevers verantwoordelijk is voor het casemanagement en Dokter Jones voor de arbodienstverlening.”

In haar functie had Claudia al geregeld te maken met arbeidsongeschiktheid en ziekte. Dat was de connectie waardoor ze werd gevraagd mee te denken over de beste invulling van onze arbodienstverlening:

“We waren niet tevreden over de traditionele aanpak, maar hoe moest het dan wel? Hoe konden we onszelf en onze klanten nóg beter ondersteunen? Ik ben de opleidingen Regie tot verzuim en Register casemanagement gaan volgen om hier zelf een rol in te kunnen spelen. Zowel voor KroeseWevers als voor onze klanten maakt dat de lijnen zoveel korter en de acties zoveel sneller: dat is al een groot deel van de winst. Het andere voordeel moest uit de medische hoek komen. In onze zoektocht naar een partij die aansloot op onze denkwijze, vonden we Dokter Jones.”

“De snelle beschikbaarheid van consulten, de deskundige adviezen en de goede communicatie. We schakelen heel makkelijk en er wordt altijd met ons meegedacht.” Claudia plant zelf de afspraken voor medewerkers in en als er een spreekuur op donderdag is gepland, wordt op maandag het verslag daarvan als besproken. Dat werkt fijn, vindt Claudia. “De lijnen zijn kort en we blijven constant in gesprek: met Dokter Jones, met HR voor onze eigen medewerkers en met leidinggevenden voor onze klanten. Zo houden we allemaal de regie op wat er gebeurt. Dat was onze wens. En die sluit perfect aan op de werkwijze van Dokter Jones.”

Volgens Claudia zijn de voordelen van deze werkwijze zeker te merken voor werkgevers. “Het scheelt gewoon aan alle kanten tijd. We kennen onze klanten al en dat is voor zowel Dokter Jones als ons makkelijk en vertrouwd. We hebben ook al veel informatie beschikbaar over contracten, salarissen, subsidies die we (met contractuele toestemming) allemaal kunnen inzetten voor de klant. En intern kennen we uiteraard ook de weg. Het gaat zoveel sneller als wij even zelf iets juridisch kunnen navragen of de klant kunnen wijzen op een mogelijke subsidie.

Bovendien is het contact laagdrempelig omdat we regelmatig bij de klant aan tafel zitten. Als een van onze salarisadministrateurs van de klant hoort dat een medewerker zich ziek heeft gemeld in verband met complicaties rondom zwangerschap, kan hij direct de casemanager benaderen. Deze directe communicatielijnen besparen de klant veel werk – en in dit voorbeeld ook veel kosten.”

De casemanager van KroeseWevers ondersteunt u tijdens het gehele verzuimproces. Benieuwd wat wij op het gebied van casemanagement voor u kunnen betekenen? Neem dan contact op met Claudia Grimberg-Pont.