Uit onderzoek van het ministerie van Economische Zaken blijkt dat de helft van de mkb-ondernemers de digitalisering van hun bedrijf eerder als een kans dan als een bedreiging ziet. Maar om de digitalisering ook echt te realiseren zeggen veel ondernemers dat ze kennis en ondersteuning nodig hebben. Ivo Klein Holkenborg van KroeseWevers gaat in deze blog in op de voordelen van digitalisering en geeft zes redenen waarom het juist nu belangrijk is om administratieve processen te digitaliseren.
Technologie blijkt in deze crisis onmisbaar. We schakelen massaal over naar digitale oplossingen om de wereld en de economie draaiende te houden. In september 2020 publiceerde de rijksoverheid een onderzoek waaruit blijkt dat de helft van de mkb’ers het ‘anders werken’ en de digitalisering ziet als een groot voordeel. Ook voor de financiële processen in bedrijven is digitalisering steeds belangrijker. Bij KroeseWevers merken wij dat vooral in tijden van onzekerheid een up-to-date administratie houvast én kansen biedt. Waarom juist nu investeren in het digitaliseren van de administratie? Wij geven zes redenen
Als u nog op de ‘ouderwetse’ manier boekhoudt, dan kijkt u vaak op uw bedrijfsresultaten terug op het moment dat de jaarrekening is samengesteld. Of u maakt tussentijds de balans op als u één keer per kwartaal uw aangifte omzetbelasting moet doen. Ondertussen bent u als ondernemer alweer volop bezig met nieuwe uitdagingen en vooral benieuwd naar het hier en nu. En natuurlijk naar de toekomst. Zeker in tijden van crisis wilt u weten waar u nu staat en waar het naartoe gaat. Heeft u voldoende reserves? Welke impact kunt u verwachten? Of is er door de crisis juist extra vraag naar uw producten en diensten? En moet u extra investeren, bijvoorbeeld door extra personeel aan te nemen om aan de vraag te kunnen voldoen? Met een digitale administratie werkt u zoals wij dat noemen ‘in het jaar, aan het jaar’. U krijgt realtime inzicht in de KPI’s die voor uw bedrijf belangrijk zijn om op te sturen. Zo kunt u sneller inspelen op kansen of bedreigingen.
Veel zakelijke successen beginnen met een idee of een vermoeden. Met een up-to-date financiële administratie hoeft u de zakelijke beslissing niet alleen op gevoel te nemen, maar kunt u de beslissing onderbouwen met actuele en betrouwbare data. Als uw financiële administratie eenmaal is geautomatiseerd en gedigitaliseerd kunt u er waardevolle managementinformatie uit halen. Zeker in deze tijd is dat prettig: u kunt kansen sneller signaleren. Als u bijvoorbeeld eigenaar bent van een horecabedrijf is het prettig om te weten wat het oplevert om afhaalmaaltijden te (blijven) verkopen en welk effect dat heeft op de verwachte omzetdaling. Want die omzetdaling bepaalt uiteindelijk de hoogte van de steun die u krijgt van de overheid. Als u actuele bedrijfsresultaten kunt inzien is het eenvoudiger om zakelijke beslissingen te nemen waardoor u geld kunt besparen en onaangename verrassingen achteraf kunt voorkomen.
Een veelgehoorde reden om het digitaliseren van de administratie nog even uit te stellen is: wij doen het altijd al zo en schrijven nog steeds zwarte cijfers. Of: ja, dat willen wij wel, maar dat kost tijd en geld en dat hebben wij nu even niet. Natuurlijk vraagt het digitaliseren van uw administratie om een investering. Maar de ervaring leert dat het deze investering waard is. Met het digitaliseren van administratieve processen gaan de kosten doorgaans namelijk omlaag omdat er efficiënter gewerkt wordt. Wij zien bijvoorbeeld nog regelmatig mkb-bedrijven waar de per mail ontvangen inkoopfacturen worden geprint, dan worden deze ondertekend en gaan ze naar de boekhouder die de factuur inboekt. Vervolgens moet dezelfde inkoopfactuur ook nog naar de directeur voor goedkeuring. En pas daarna kan de inkoopfactuur betaald worden. In een digitale administratie komt zo’n inkoopfactuur idealiter nog maar één keer voorbij. De rest wordt geautomatiseerd, inclusief fiattering. Er zijn talloze voorbeelden waarbij de tijd halveerde die nodig was om de administratie te doen. Klinkt dit ingewikkeld? Bij KroeseWevers begeleiden wij ondernemers van a tot z tijdens dit proces. Wij hebben dus de nodige ervaring, ook met ingewikkelde processen.
Uw digitale administratie is 24 uur per dag, zeven dagen in de week, altijd en overal online in te zien. Door u, maar ook door ons. Dat maakt het eenvoudiger om even te sparren of te overleggen als er dingen opvallen in de administratie. Waarom blijft de omzet achter? Is er genoeg geld om te investeren? Hoe lang kunt u het uitzingen als de zaken even tegenzitten? Maar ook iets simpels als een betaling waarvan niet duidelijk is hoe deze in de administratie ingeboekt moet worden is snel zichtbaar. Als accountant kunnen wij dan in uw digitale administratie een vraag achterlaten over die betaling. Vervolgens kan de ondernemer hierop reageren en bijvoorbeeld aangeven dat het om een privé-uitgave gaat.
Steeds meer klanten en zakelijke relaties willen facturen online ontvangen. Deze kunt u natuurlijk handmatig per e-mail versturen, maar de facturen kunnen ook direct vanuit uw digitale administratie verzonden worden. Eenmaal verstuurd worden ook automatische herinneringen gestuurd en indien nodig aanmaningen. Als één van uw zakelijke relaties vijf rekeningen heeft openstaan en de betalingstermijn is verstreken, worden er dus ook automatisch vijf herinneringsmails verstuurd. Wij ervaren dat veel ondernemers het prettig vinden om deze communicatie te automatiseren, zodat ze zelf geen betalingsherinneringen hoeven te sturen. Zij merken ook dat relaties hierdoor sneller betalen. Bovendien wordt het nog makkelijker om de facturen snel te versturen. En heel simpel, maar wel zo prettig: sneller factureren is vaak ook sneller uitbetaald krijgen.
Het digitaliseren van administratieve processen, gaat in veel gevallen verder dan alleen het digitaliseren van uw financiële administratie. Het betekent ook vaak het optimaliseren van werkprocessen. Als adviseurs van KroeseWevers gaan wij met u in gesprek over de manier waarop de processen nu zijn ingeregeld. Hoe zien bijvoorbeeld het inkoop- en verkoopproces, het betalingsproces en het bankproces eruit? Welke koppelingen zijn er al tussen verschillende systemen? Wij maken als het ware een scan van de huidige situatie en kijken wat we kunnen verbeteren. Uiteindelijk gaat het digitaliseren van administratieve processen ook over het verbeteren van andere bedrijfsprocessen. U krijgt inzicht in alle processtromen en dat kan concurrentievoordeel opleveren. Denk bijvoorbeeld aan logistieke processen. Als uw onderneming iets binnen een dag kan leveren en de concurrent doet er drie dagen over, dan is dat zeker een concurrentievoordeel. Maar ook op het gebied van managementinformatie zet u een stap vooruit. U hoeft niet eerst alle financiële cijfers uit te laten zoeken om een financiële beslissing te nemen. Die cijfers zijn gewoon beschikbaar. U weet precies hoe uw bedrijf er voorstaat en wat u zich wel of niet kunt veroorloven. Daarmee kunt u de concurrent net een stapje voor zijn als zich kansen in de markt voordoen die om snelle actie vragen.
