Werkkostenregeling (WKR): veelgestelde vragen uit de praktijk

Om werkgevers te helpen bij het juist toepassen van de WKR hebben wij in juni de WKR-workshops gegeven. Vanuit deze workshops zijn de nodige vragen naar voren gekomen. In dit artikel behandelen we 10 vragen uit de praktijk, verdeeld in de volgende 4 onderwerpen.

• Kleine geschenkenregeling
• Thuiswerkplek
• Fiets van de zaak
• Vaste onbelaste kostenvergoeding

1. Wat is de kleine geschenkenregeling?
Als werkgever kan het zijn dat u werknemers geschenken wilt aanbieden bij gebeurtenissen in hun leven, denk aan een verjaardag of een ambtsjubileum. Toen de werkkostenregeling werd ingevoerd is toegelicht dat een werkgever ook in een andere hoedanigheid als die van werkgever geschenken aan de werknemer kan geven. In dat geval is geen sprake van loon uit dienstbetrekking, maar van een voordeel dat opkomt uit een andere persoonlijke relatie die de werkgever met zijn werknemer heeft. Dit zijn geschenken vanuit wellevendheid en sympathie. Voorbeelden van dergelijke geschenken zijn de rouwkrans bij overlijden en de fruitmand bij ziekte, maar ook bijvoorbeeld een kraamcadeau of verjaardagscadeau.

2. Wanneer mag ik de kleine geschenkenregeling toepassen?
Naast deze persoonlijke geschenken zijn er ook verschillende geschenken die duidelijk gerelateerd zijn aan de dienstbetrekking. Zoals een bloemetje bij een ambtsjubileum of nationale secretaressedag. Deze geschenken behoren dus tot het loon en vallen binnen de werkkostenregeling. Omdat het niet altijd duidelijk vast te stellen is of een geschenk gegeven is in een situatie die niet zozeer zijn grond vindt in de dienstbetrekking dat geen sprake is van loon heeft de Belastingdienst voor de dagelijkse praktijk het volgende beleid bekend gemaakt.

De Belastingdienst neemt in elk geval aan dat er geen sprake is van loon als:

• U als werkgever een persoonlijke attentie aan de werknemer geeft in een situatie waarin ook andere en een werkgever een dergelijke attentie geven;
• het geen geld of waardebonnen betreft; en
• de attentie niet een factuurwaarde (inclusief btw) heeft die hoger is dan € 25. De verzendkosten vallen hier niet onder, maar moeten wel apart op de factuur zijn opgenomen.

Dit beleid maakt het niet altijd duidelijker. Daarom vindt u hieronder twee praktijkvoorbeelden.

Voorbeeld 1
Jeanette is jarig en ontvangt een waardebon van € 50. Dit cadeau voldoet op 2 van de 3 punten niet aan de kleine geschenkenregeling, namelijk: Het is een waardebon en een bedrag hoger dan € 25. Daardoor mag u deze regeling niet toepassen en moet deze cadeaubon worden toegewezen aan de vrije ruimte.

Voorbeeld 2
Kees is 25 jaar in dienst en ontvangt hiervoor een bos bloemen ter waarde van € 25. Deze vergoeding voldoet in ieder geval aan twee van de drie voorwaarden: het is geen geld of tegoedbon en de waarde is € 25. Echter kan het zijn dat anderen buiten de werkgever ook een attentie geven in het kader van deze gelegenheid. Omdat deze attentie duidelijk gerelateerd is aan de dienstbetrekking, valt deze onder loon en hoeft de werknemer geen belasting over deze attentie te betalen.

In de praktijk zijn er situaties waarbij het twijfelachtig is of deze wel of niet tot het loon behoren. Voor de meeste geschenken geldt dat u die zonder kans op discussie als eindheffingsloon in de zin van de werkkostenregeling kunt aanwijzen. Dat betekent dat de ontvangende werknemer er in ieder geval geen belasting over hoeft te betalen. Wilt u zekerheid of u de werkkostenregeling juist toepast bij het aanbieden van geschenken? Het is altijd mogelijk om uw visie met onderbouwing voor te leggen aan de Belastingdienst ter beoordeling. Wij helpen u hier graag mee.

Veel werkgevers hebben na de corona-periode het (deels) thuiswerken opgenomen in hun werkbeleid. Dit betekent dat veel werknemers op basis van de hierover gemaakte afspraken met hun werkgever deels, dan wel structureel thuiswerken. Een werkgever is verplicht om de werknemer te voorzien van een veilige en gezonde werkplek in de woning van de werknemer. Hierbij komen onder meer de volgende vragen op.

3. Kan ik een budget beschikbaar stellen voor de thuiswerkplek en zo ja zijn hier voorwaarden aan verbonden?
Ja, dat kan. Maar het budget dient wel voldoende te zijn om een veilige en gezonde thuiswerkplek te kunnen verzorgen. Voor voorzieningen uit de arbeidsomstandighedenwet mag geen eigen bijdrage van de werknemer worden gevraagd. Anders is de vergoeding vanuit de werkgever belast. U dient te toetsen of hetgeen de werknemer met het budget aanschaft ook voldoet aan de voorwaarden voor onbelaste vergoeding. Dit is het geval als het aan de arbo-eisen voldoen, bijvoorbeeld een in hoogte verstelbare bureau of ergonomische bureaustoel).

4. Mag ik een eigen bijdrage van de werknemer vragen?
Voor voorzieningen uit de arbeidsomstandighedenwet mag dat in principe niet. Bijvoorbeeld, u als werkgever stelt een goed arbo-proof bureau beschikbaar voor € 500. De werknemer geeft de voorkeur aan een eveneens arbo-proof bureau van € 1.000. Dan zal deze luxe keuze naar onze mening niet kwalificeren als een eigen bijdrage. Maar binnen de WKR vallen. De werknemer hoeft hier dan geen belasting over te betalen.

Voorzieningen die noodzakelijk zijn om werkzaamheden te kunnen uitvoeren, kunnen op grond van het noodzakelijkheidscriterium onbelast worden vergoed. Zoals computers, aanverwante apparatuur en de bijbehorende internetverbinding geldt hetzelfde. Indien u deze vergoedt moet u deze in beginsel volledig vergoeden. Is voor de werkzaamheden een internetverbinding van € 50 per maand voldoende, dan leidt een duurdere keuze van de werknemer niet tot de conclusie dat er sprake is van eigen bijdrage. Aandachtspunt bij het vergoeden van een internetverbinding is dat de meeste werknemers thuis een zogenaamd totaalpakket hebben voor internet, televisie en mogelijk telefonie. De kosten van het televisieabonnement mogen uiteraard niet onbelast worden vergoed en indien de medewerker beschikt over een mobiele telefoon van de werkgever, zal ook het deel dat ziet op het telefoonabonnement niet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. In dat geval dient u te bepalen wat de internetaansluiting zal kosten indien bij de provider enkel een internetabonnement wordt afgenomen.

5. Mag ik verlangen dat de werknemer vanwege de vergoedde kosten van de inrichting van de werkplek thuis een bedrag (pro rata) aan mij terugbetaalt op het moment dat hij op een later moment uit dienst gaat?
Ja, dit mag. Een vergoeding van de thuiswerkplek dient op het moment van vergoeding op zijn fiscale consequenties te worden beoordeeld. Hetzelfde geldt voor de met de werknemer overeengekomen terugbetalingsverplichting. Op het moment dat de werknemer de thuiswerkplek vergoed krijgt is het nog niet zeker of de terugbetalingsverplichting zich überhaupt zal voordoen. Van een eigen bijdrage is dan ook geen sprake.

6. Wat houdt de regeling Fiets van de zaak in?
Met ingang van 1 januari 2020 is er een nieuwe regeling in de WKR bijgekomen, namelijk de fiets van de zaak. Deze regeling is nagenoeg gelijk aan die van de auto van de zaak. Geeft u als werkgever een fiets ter beschikking aan uw werknemer, dan krijgt hij daarvoor slechts een bijtelling van 7% over de consumentenadviesprijs. Omdat de werknemer geen eigenaar van de fiets wordt, gaat het ter beschikking stellen van de fiets niet ten koste van de vrije ruimte.

7. Waar moet ik rekening mee houden als ik een fiets ter beschikking stel?
Indien de werknemer gebruik maakt van een ter beschikking gestelde fiets door de werkgever, kan hij geen onbelaste kilometervergoeding meer ontvangen. De werknemer heeft immers al een door de werkgever ter beschikking gesteld vervoersmiddel. Doorgaans is het raadzaam goed na te denken over wat er met de fiets gebeurd als de werknemer onverhoopt uit dienst gaat. De meeste werkgevers zijn immers geen fietsenwinkel.

Regelingen die een fiets mogelijk maken voor werknemer beschikking gestelde fiets is of een ouderwets fietsenplan, ze worden veelal uitgevoerd in combinatie met een zogenaamde cafetariaregeling. De werknemer krijgt een fiets (ter beschikking gesteld) en in ruil daarvoor ziet hij voor een bepaalde periode af van een of meer bruto beloningsbestanddelen. De werkgever betaalt de fiets, maar realiseert een (minstens) even hoge besparing op de bruto loonkosten. Overschrijdt u hierdoor de vrije ruimte van de WKR? Dan heeft u extra kosten vanwege de eindheffing die u verschuldigd bent over het overschreden bedrag. Voordeel voor de werknemer is dat hij een belastingvoordeel realiseert over de aanschaf.

Indien er gebruik wordt gemaakt van een cafetariaregeling is het van belang dat de afspraken tussen werkgever en werknemer goed worden vastgelegd. Een verlaging van het brutoloon heeft namelijk gevolgen voor het verzekerd loon voor de sociale verzekeringswetten (WW, ZW en WAO). Daarnaast kunnen er gevolgen zijn voor pensioen, vakantiegeld en andere brutoloon gerelateerde beloningscomponenten. Daarnaast kunnen werknemers enkel vooraf afzien van in de toekomst te genieten loon. Het is niet mogelijk om een al opgebouwd saldo vakantiedagen of overuren in te zetten. Tot slot kennen veel cao’s voorwaarden voor het uitruilen van arbeidsvoorwaarden. Kortom: maatwerk is vereist.

Veel werkgevers geven hun medewerkers een vaste maandelijkse onkostenvergoeding om tegemoet te komen in de door hen gemaakte onkosten ten behoeve van werk. Dit is binnen de WKR nog steeds mogelijk. De voorwaarden voor het onbelast kunnen geven van een dergelijke vergoeding zijn verzwaard.

8. Zit er een maximum bedrag aan de vaste onkostenvergoeding?
Om de vergoeding onbelast te kunnen geven, is het vereist dat de hoogte van de door de medewerker te maken onkostenvergoeding is vastgesteld aan de hand van een daartoe strekkend kostenonderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten. In de praktijk betekent dit meestal dat de medewerkers hun bonnetjes moeten bijhouden voor een vaste periode. Op basis van deze uitgaven komt er een gemiddelde uit, wat de hoogte van de vaste onkostenvergoeding bepaalt. Wij kunnen ondersteunen en ontzorgen bij het bepalen van de vaste onkostenvergoeding.

9. Aan welke voorwaarden moet een vaste onkostenvergoeding voldoen?
De kosten die u als werkgever vergoedt in de vaste onkostenvergoeding moeten deel uitmaken van de onderbouwing van het bedrag. Dit houdt in dat als u een kostenonderzoek doet en hierin uitgaven als consumpties voor onderweg, zakelijke lunches en relatiegeschenken zijn opgenomen, dit ook de uitgaven zijn waar u een werknemer onkostenvergoeding voor mag geven.

10. Wat gebeurt er als ik geen onderbouwing voor de vaste onkostenvergoeding heb?
Als u sinds 2015 een vaste onkostenvergoeding betaalt zonder dat deze gebaseerd is op een kostenonderzoek, dan betekent dit dat de vergoeding niet onbelast kan worden uitbetaald. Als u een netto vergoeding heeft afgesproken met uw werknemers heeft u als werkgever eigenlijk alleen de keus de onkostenvergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon. Om deze onkostenvergoeding onbelast te geven aan uw werknemers, is het zinvol om een kostenonderzoek uit te voeren.

Dat de werkkostenregeling een complexe regeling is, is welbekend. Om toch de nodige voordelen hiervan te genieten, helpen wij u graag verder. Neem contact op met één van onze specialisten voor een advies op maat.