03-09-2020

Thuiswerken: waar is de werkgever wettelijk verantwoordelijk voor?

Arbeidsrecht

Blijf zoveel mogelijk thuiswerken, luidt het advies van de overheid. Het betekent voor veel werknemers dat ze ook de komende maanden vaker vanuit huis hun werk zullen doen. Dat levert veel vragen op bij zowel werkgevers als werknemers. Zoals: wie is er verantwoordelijk voor een goede en veilige thuiswerkplek? Wat als er extra kosten gemaakt moeten worden om thuis te kunnen werken? En hoe maak je bij het werken op afstand goede werkafspraken? “Als werkgever ben je er verantwoordelijk voor dat werknemers hun werk kunnen uitvoeren zonder daarbij schade op te lopen, dat geldt ook voor thuiswerken”, zegt Thessa van Zoeren, arbeidsjurist bij KroeseWevers.

De zorgplicht van de werkgever

De oproep om zoveel mogelijk thuis te blijven werken is een advies van de overheid. “De overheid kan bedrijven niet verplichten om iedereen thuis te laten werken. Het is een moreel beroep om te voorkomen dat er een tweede coronagolf ontstaat, maar het is geen dwingend juridisch beroep. In overleg met je werkgever mag je dus wel op kantoor werken,” zegt arbeidsjurist Thessa van Zoeren. Veel werkgevers volgen echter het advies en laten werknemers die hun functie goed thuis kunnen uitoefenen zoveel mogelijk thuiswerken. Maar nu het thuiswerken langer aanhoudt, ontstaan er bij zowel werkgevers als werknemers vragen over deze nieuwe arbeidssituatie. Zo heeft niet iedereen thuis een goede werkplek. “En langere tijd werken aan de keukentafel is ergonomisch niet zo verantwoord”, geeft de arbeidsjurist aan. Tijdens de noodsituatie die ontstond door corona was het voor iedereen aanpassen. “Maar nu het thuiswerken structureler wordt, raad ik werkgevers aan om hier aandacht aan te besteden.” Werkgevers hebben namelijk een zorgplicht voor werknemers, deze staat beschreven in – onder andere – de Arbowet en aanverwante regelgeving. “Werkgevers hebben de verplichting om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, en dat geldt ook voor de thuiswerkplek.”

Gezonde en veilige werkplek

Het bieden van een gezonde en veilige werkplek betekent dat de werkplek aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer is aangepast. Dat geldt ook voor de thuiswerkplek. In het Arbeidsomstandighedenbesluit staat dat de werkplek in de eigen woning moet worden ingericht volgens de ergonomische beginselen. De volgende dingen zijn daarbij belangrijk:

Een goede positie van het beeldscherm.
Het op elkaar kunnen afstemmen van de stoel- en tafelhoogte zodat de armen een ontspannen houding aan kunnen nemen.
Beeldscherm en toetsenbord mogen niet aan elkaar vastzitten. Bij werken op een laptop is het nodig om een extra toetsenbord, een muis en eventueel een beeldscherm te gebruiken.
Bij beeldschermwerk moet het beeldscherm van goede kwaliteit zijn: een beeldscherm mag niet spiegelen, is kantelbaar en gemakkelijk instelbaar.

De werkplek moet een comfortabele houding mogelijk maken.
De verlichting op de werkplek zorgt voor voldoende licht en een beheerst contrast tussen het beeldscherm en de omgeving.
De programmatuur is aangepast aan de te verrichten taken.

Bron: arboportaal

Kosten van de thuiswerkplek

Betekent de zorgplicht van de werkgever dat iedere werknemer zijn werkgever nu kan vragen om een nieuwe laptop, goede bureaustoelen of om een plek in het huis tot kantoorruimte te laten verbouwen op kosten van de werkgever? “Dat hangt echt van de omstandigheden af”, volgens arbeidsjurist Thessa van Zoeren. De mate waarin een werkgever daar invulling aan moet geven, is afhankelijk van wat redelijkerwijs gevraagd kan worden van de werkgever. “Een hele verbouwing van het huis op kosten van de werkgever zit er niet in. Maar als iemand thuis moet werken en nooit een zakelijke telefoon heeft gehad, kan dat nu opeens noodzakelijk zijn om de functie uit te kunnen oefenen. Anders moeten werknemers met hun privételefoon klanten bellen, dat kost hun geld, maar ze moeten ook hun privénummer delen met klanten. Ook kun je je voorstellen dat van een werkgever een financiële bijdrage aan bijvoorbeeld een betere bureaustoel of een ergonomisch verantwoord bureau kan worden verlangd.”

Actief informeren en in gesprek blijven

Ook is belangrijk dat de werkgever zijn werknemers informeert over hoe zij veilig en gezond kunnen werken. “Wijs werknemers er proactief schriftelijk op waar zij op moeten letten, dus bijvoorbeeld een goede lichaamshouding, met een juist afgesteld beeldscherm bij voldoende licht en met genoeg pauzes. En blijf met thuiswerkende werknemers in gesprek over hoe het gaat en hoe zij zich voelen. Zo kun je erachter komen of er arbo-technisch knelpunten zijn en kun je die oplossen. Ook van werknemers mag in zulke gesprekken naar mijn mening wel verwacht worden dat zij het aangeven als zij (gezondheids)klachten of andere knelpunten ervaren, want de zorgplicht strekt misschien wel tot in de woning als het om een veilige en gezonde werkplek gaat, maar je kunt niet van een werkgever verwachten dat hij alles weet als jij als werknemer hem dat niet vertelt”, zegt Thessa van Zoeren. “En vergeet niet dat een werkgever er ook echt belang bij heeft dat werknemers gezond blijven als ze thuiswerken, want bij ziekte geldt een loondoorbetalingsplicht. Dat kost werkgevers veel geld.”

Inspectie van thuiswerkplek door werkgever

Als het thuiswerken in bepaalde functies door corona een meer structureel karakter krijgt dan voorheen, kan het volgens Thessa van Zoeren raadzaam zijn om als werkgever de thuiswerkplek van werknemers te inspecteren of door een expert dit te laten inspecteren. In het arbeidsomstandighedenbesluit staat namelijk dat werkgevers wettelijk verplicht zijn om periodiek een risico-inventarisatie en -evaluatie te maken, een zogenaamde RI&E. “Daarin moeten werkgevers de risico’s en maatregelen benoemen die bij het verrichten van de arbeid komen kijken en dat geldt ook als mensen thuis werken”, verduidelijkt Thessa van Zoeren. Bovendien liggen schadevergoedingsclaims op de loer als de werkgever niet aan zijn zorgplicht voldoet en de werknemer daardoor schade lijdt. Bijvoorbeeld als een werknemer nekklachten ontwikkelt doordat hij maanden op een houten stoel aan de keukentafel zit te werken. “Daarom is het echt verstandig om jezelf als werkgever af te vragen: wat betekent dit voor ons als organisatie als meer mensen structureel gaan thuiswerken? Dit is een vraag die je ook heel goed aan je arbodienst kan voorleggen. Ik kan mij overigens goed voorstellen dat ook na corona het thuiswerken zal blijven of toenemen.”

Thuiswerkovereenkomsten- of reglementen

Je hoeft als werkgever natuurlijk niet alles juridisch dicht te timmeren. “Liever niet zelfs”, zegt de arbeidsjurist. “Je moet flexibiliteit behouden en je tegelijkertijd bewust zijn dat je als werkgever voor veel dingen verantwoordelijk en ook aansprakelijk bent. Je moet dus wel aandacht aan het thuiswerken besteden en zaken regelen en vastleggen voor het geval het misgaat.” Als er iets vastgelegd moet worden, kan dat eventueel in een aanvullende overeenkomst of een thuiswerkreglement. “Als juristen kunnen we daar goed over meedenken, we kijken dan welke haken en ogen er zijn bij thuiswerken of kunnen ontstaan door het thuiswerken in bepaalde situaties. Om die problemen te voorkomen, maak je daar samen vooraf al afspraken over.”

Naast juridische ook fiscale aspecten

Naast de juridische aspecten die komen kijken bij thuiswerken, zijn er ook veel fiscale vraagstukken. Bijvoorbeeld over de reiskostenvergoeding nu er bij sommige werknemers geen woon-werkverkeer meer plaatsvindt. Maar ook over algemene onkostenvergoedingen. De loonheffingsspecialisten van KroeseWevers zetten eerder al ook die fiscale aspecten op een rijtje in dit artikel over loonbelasting en corona. De kosten die werknemers nu niet maken om op hun werk te komen, geven ze ondertussen wel uit aan andere kostenposten omdat ze thuiswerken. Zo berekende het Nibud eind juli dat thuiswerken werknemers honderden euro’s per jaar kost, bijvoorbeeld aan koffie, thee en wc-papier. Thessa van Zoeren: “Voor reis- en onkostenvergoedingen zijn fiscaal allerlei regels, maar er zit aan deze onkostenvergoedingen ook een arbeidsrechtelijke kant. Dat je vanuit fiscaal oogpunt een bepaalde kostenvergoeding niet meer belastingvrij mag verstrekken, betekent niet automatisch dat je de werknemer die vergoeding ook mag afnemen. Of een werkgever mag besluiten om te stoppen met het uitkeren van de betreffende vergoeding, is afhankelijk van hoe deze onkostenvergoedingen beschreven staan in het arbeidscontract. Als de reiskostenvergoeding komt te vervallen, omdat de reiskosten niet meer gemaakt worden, maar thuiswerken voor de werknemer wel extra kosten met zich meebrengt, kan er worden nagedacht over een alternatieve vergoeding voor die thuiswerkkosten.” Er is veel wel geregeld rondom thuiswerken, maar heel veel ook niet, volgens Thessa van Zoeren. “Wat niet in de wet staat, wordt via de rechtspraak geregeld. Ik verwacht dat er de komende jaren meer duidelijkheid over komt qua rechtspraak en mogelijk ook in wetgeving.”

Fiscale of arbeidsrechtelijke vragen over thuiswerken?

Wilt u als werkgever meer weten over het thuiswerken in uw organisatie? Bij KroeseWevers kunnen we u adviseren over de arbeidsrechtelijke en fiscale aspecten van thuiswerken. Neem voor meer informatie gerust contact met ons op.