10-02-2023

Regels vereenvoudigd voor fiets van de zaak én vaste reiskostenvergoeding

Verkleind fiets

Heeft uw medewerker een fiets van de zaak, maar is er ook sprake van een vaste reiskostenvergoeding voor het reizen met de auto? Werkgevers mogen voortaan individuele afspraken maken met werknemers over hoeveel dagen zij met de auto of met de fiets naar hun werk komen. Om het administratief makkelijker te maken voor werkgevers en werknemers vereenvoudigt staatssecretaris van Rij (Financiën) de regels rondom de bewijslast voor de vaste reiskostenvergoeding. Dat scheelt veel administratieve lasten voor werkgevers.

Werkgeversorganisaties hadden de staatssecretaris om verduidelijking gevraagd vanwege de vele vragen die in de praktijk ontstaan over de toekenning van een vaste reiskostenvergoeding aan medewerkers die (ook) een fiets van de zaak hebben. Staatsecretaris van Rij komt aan de wensen van de praktijk tegemoet en staat een vereenvoudiging toe van de bewijslast bij het toekennen van een (vaste) reiskostenvergoeding als er daarnaast ook een fiets van de zaak ter beschikking wordt gesteld.

Hoe zat het ook alweer met de fiets van de zaak en de onbelaste reiskostenvergoeding?

Met ingang van 1 januari 2020 geldt een forfaitaire waarderingsregel voor een ter beschikking gestelde fiets door de werkgever. Daarin is opgenomen dat de waarde van het privévoordeel van een ter beschikking gestelde fiets (op kalenderjaarbasis) wordt gesteld op 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets, verminderd met een eventuele bijdrage van de werknemer. De wetgever meende met deze waarderingsregel de lastige berekening van het door de werknemer genoten privé voordeel van de ter beschikking gestelde fiets te vervangen.

Deze waarderingsregel zorgt er in de praktijk voor dat de administratieve lasten toenemen voor werkgevers die niet alleen een fiets van de zaak ter beschikking stellen, maar ook een onbelaste reiskostenvergoeding toekennen. Op dagen waarin de werknemer de fiets van de zaak voor zakelijke doeleinden (waaronder het woon-werk verkeer) gebruikt, mag er namelijk geen onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Een vergoeding voor reiskosten mag op declaratiebasis worden gegeven, maar ook in de vorm van een vaste vergoeding. Voor de vaststelling van de vaste vergoeding in combinatie met een fiets van de zaak is nu de volgende methodiek vastgesteld die het eenvoudiger en minder administratief belastend maakt.

Hoe ziet de vereenvoudigde vaststelling van de vaste reiskostenvergoeding eruit?

Er wordt aan werkgever en werknemer de mogelijkheid geboden om individueel afspraken te laten maken over hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen per week met de eigen auto wordt gereisd. Deze afspraken vormen vervolgens de basis voor de vaststelling van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Daarvoor dient aan twee voorwaarden te worden voldaan, namelijk:

  • De afspraken zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemers, en;

  • de afspraken hebben voldoende realiteitswaarde.

De realiteitswaarde van een wijziging door een incidentele afwijking van deze afspraak behoeft in beginsel geen nadere beoordeling en leidt dus niet tot aanpassing van de reiskostenvergoeding.

De vergoeding kan dan bijvoorbeeld als volgt worden vastgesteld:

  • U gaat uit van 214 werkdagen per jaar die u vervolgens vermenigvuldigt met het totaal aantal kilometers per dag. Het totaal aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldigt u met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,21. De uitkomst hiervan deelt u door 12.

  • Als een werknemer bijvoorbeeld 2 dagen per week op de fiets komt en 3 dagen per week met de auto, vermenigvuldigt u de uitkomst van de bovenstaande berekening met 3/5e.

Deze vereenvoudiging maakt het mogelijk om op basis van praktische afspraken een fiscaal aanvaardbare reiskostenvergoeding vast te stellen. Incidentele afwijkingen in het reispatroon hoeven immers niet tot een aanpassing van de vaste vergoeding te leiden.

Vragen?

Wij kunnen ons voorstellen dat het niet altijd eenvoudig is om een vast reispatroon te bepalen. Mocht u naar aanleiding nog vragen hebben, neem dan contact op met onze specialisten.

Regels vereenvoudigd voor fiets van de zaak én vaste reiskostenvergoeding

Meer weten of vragen? Neem contact op.

Mr gerard gelling
mr. Gerard Gelling
Loonheffingsspecialist
+31 (0)5 91 65 78 57
Remi begari
Remi Begari
Belastingadviseur
+31 (0)3 14 37 48 48
Meer informatie? +31 (0)53 850 49 00

Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag verder!

Neem contact op

Wij maken gebruik van cookies om uw ervaring op onze website te optimaliseren. Maar ook voor het bijhouden van statistieken en voor marketingdoeleinden. Door op ‘Zelf instellen’ te klikken, kunt u meer lezen over onze cookies en uw voorkeuren aanpassen. Door op 'Accepteren' te klikken, gaat u akkoord met het gebruik van alle cookies zoals omschreven in onze cookieverklaring. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.

Functionele cookies
Wij plaatsen functionele cookies om te zorgen dat basisfuncties van onze website goed werken en om uw cookie-instellingen goed vast te kunnen leggen. De functionele cookies zijn noodzakelijk om onze website goed te laten functioneren, daarom kunt u deze cookies niet uitschakelen. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Analyserende cookies
Elke dag meten en analyseren wij het gebruik van onze online kanalen om onze bezoekers de beste ervaring te bieden. Met de analyserende cookies doen we kennis op. Deze informatie gebruiken we om onze sites elke dag weer een beetje beter te maken, in het voordeel van de bezoekers van onze website.
Ingeschakeld Uitgeschakeld
Marketing en social media cookies
Deze cookies gebruiken we voor marketingdoeleinden, waardoor u onze online kanalen persoonlijker kan ervaren. Denk hierbij aan gepersonaliseerde content of gepersonaliseerde communicatie op social media.
Ingeschakeld Uitgeschakeld