Vanaf 18 april 2019 kunnen ondernemingen die opdrachten doen voor overheden verplicht worden hun factuur elektronisch in te dienen. Vanaf deze datum geldt de gewijzigde Aanbestedingswet, met daarin de Europese richtlijn voor e-factureren. Voor rijksoverheden was deze verplichting er al eerder. Vanaf 18 april kan deze verplichting ook gelden voor bijvoorbeeld gemeenten. In dit artikel informeren wij u over E-facturatie en de mogelijkheden die er zijn.
Een e-factuur is een verzamelnaam voor digitaal factureren en kent een vast verwerkingsformaat. Een goed voorbeeld hiervan is een UBL-factuur. Dit formaat is eigenlijk een factuur in codetaal, zodat meerdere systemen en boekhoudpakketten deze factuur automatisch kunnen inlezen en uitwisselen. Hierdoor hoeft een factuur niet meer handmatig verwerkt te worden. Dit levert dus een behoorlijke tijdbesparing op. Veel ondernemingen versturen hun verkoopfactuur in een mail met daarin een PDF bijlage. Dit is echter geen e-factuur, en voldoet dus niet aan de eisen van de overheden.
De meeste boekhoudpakketten ondersteunen het versturen van een e-factuur. Dit kan bijvoorbeeld in de instellingen van de administratie worden geactiveerd. Hiermee verandert er voor de ondernemer bij het opstellen en versturen van facturen eigenlijk niets. Op de achtergrond wordt namelijk de E-factuur aangemaakt en verstuurd. Een veel voorkomend voorbeeld is dat naast de PDF-bijlage ook een XML-bestand wordt meegestuurd in de mail met de verkoopfactuur. Het XML-bestand is de e-factuur(UBL-bestand) die de codetaal bevat van de factuur om deze te laten inlezen in de boekhouding.
Ook is het mogelijk om u als bedrijf aan te sluiten op het PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement OnLine). Met dit netwerk kunt u veilig e-facturen sturen naar bedrijven en overheden in Europa. In dit geval wordt de factuur niet meer per mail aangeboden, maar wordt deze rechtstreeks naar de boekhouding van de opdrachtgever verzonden als deze zich ook heeft aangemeld voor dit netwerk. De meeste boekhoudpakketten ondersteunen deze optie.
Niet iedere ondernemer beschikt over een boekhoudpakket waarin men de mogelijkheid heeft om een e-factuur te versturen. Voor deze ondernemers zijn er mogelijkheden om bijvoorbeeld via het portaal van de overheid de factuur op te stellen.
Ook kunt u gebruik maken van de MijnKroeseWevers-App. In deze app kunnen ondernemingen hun verkoopfacturen digitaal opstellen en versturen die voldoen aan de eisen van e-facturatie. Met deze app is het niet alleen mogelijk om facturen op te stellen, maar ook om up-to-date inzicht te houden in de eigen financiële positie.
