Door de lockdown tijdens de coronapandemie zijn veel werknemers thuis gaan werken. In de zomer van 2020 becijferde het Nibud al dat de meerkosten die een werknemer per thuisgewerkte dag maakt ongeveer € 2 per dag bedragen. Vanaf 1 januari 2022 kunnen werkgevers deze vergoeding onbelast aan werknemers geven.
Van zaken als verwarming, koffie en gebruik van het toilet bij de werkgever kunnen werknemers belastingvrij genieten. Op de werkplek bij de werkgever worden deze namelijk op nihil gewaardeerd. Echter, deze nihilwaardering is niet van toepassing op een werkplek in de woning van de werknemer. Dit betekent dat een werkgever hiervoor geen onbelaste vergoeding kan geven. Om dit wel mogelijk te maken, is vanaf 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2 per dag in het leven geroepen.
Een werknemer kan vanaf 1 januari 2022 een onbelaste vergoeding krijgen van € 2 per thuis gewerkte dag. Indien de werknemer structureel thuiswerkt op één of meerdere dagen per week, mag de werkgever dit bedrag in de vorm van een vaste maandelijkse vergoeding betalen aan de werknemer.
Maar wat is nu structureel? Het kabinet gaat ervan uit dat werkgevers en werknemers afspraken maken over het aantal dagen dat de werknemer (per week) thuiswerkt. Die afspraken, voor zover deze schriftelijk zijn vastgelegd, vormen de basis voor de thuiswerkvergoeding. Op deze manier hoeft niet elke thuiswerkdag afzonderlijk te worden geadministreerd. Een incidentele afwijking heeft geen gevolgen voor de hoogte van de vergoeding.
Net als nu bij een vaste reiskostenvergoeding, mag ook voor de thuiswerkvergoeding de zogenaamde 128 dagenregeling worden toegepast. Deze regeling houdt in dat een werknemer die op 5 dagen per week thuis werkt, een vergoeding kan krijgen voor 214 thuiswerkdagen per jaar, indien de werknemer in een jaar ten minste op 128 dagen thuis werkt. Bij minder overeengekomen thuiswerkdagen per week mag deze formule naar rato van het aantal dagen per week worden toegepast.
Op dagen dat de werknemer de thuiswerkvergoeding ontvangt, kan geen reiskostenvergoeding woon-werkverkeer worden toegekend, en andersom. Slechts één van de twee vergoedingen kan per dag worden uitbetaald. Indien thuiswerkende medewerkers op dit moment ook een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer ontvangen, dan heeft dit dus gevolgen voor het bedrag dat aan reiskostenvergoeding woon-werkverkeer onbelast kan worden uitbetaald. Lees hier meer over reiskostenvergoeding woon-werkverkeer vanaf 1 januari 2022.
Wil een werkgever het thuiswerken (blijven) toestaan en wordt hiervoor een vaste thuiswerkvergoeding toegekend? Dan is er dus actie vereist. De werkgever moet hierover schriftelijk afspraken maken met de werknemers. Indien een werkgever meer dan € 2 netto per dag wil geven is dat ook mogelijk, maar dan moet het meerdere als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling worden aangewezen.
Heeft u vragen over de thuiswerkvergoeding? Of wilt u advies over het toepassen van deze vergoeding voor uw werknemers? Neem dan contact op met onze adviseurs. Zij helpen u graag verder.
